Historique de l'EAD
L'EAD (Encoded Archival Description, en français Description archivistique encodée) est un standard d’encodage des instruments de recherche archivistiques destinés à être mis en ligne, basé sur le langage XML. L’EAD a été développée pour structurer de manière hiérarchique des inventaires électroniques, quel que soit leur degré de complexité.
La réflexion qui a mené à l’élaboration de l’EAD a démarré au début des années 1990, lorsque des archivistes et bibliothécaires américains ont ressenti le besoin de trouver un système permettant de repérer un document particulier à l’intérieur d’un fonds, dans son contexte. Le format MARC AMC (Archival and Manuscript Control) offrait déjà la possibilité de créer des notices descriptives au niveau du fonds, de consulter ces dernières via des OPACs et de mettre toutes ces notices en commun grâce à des catalogues collectifs. Mais aucun outil informatique ne permettait une description aussi structurée, hiérarchisée et détaillée des fonds de manuscrits et des documents d’archives que celle qui était donnée dans les très nombreux inventaires papier existants.
La DTD EAD a été développée en 1993 dans le cadre d’un projet de recherche de l'Université de Berkeley (Californie). La recherche d'une solution fondée sur des normes indépendantes des plates-formes logicielles et capable de restituer une structure hiérarchique complexe a mené au choix du langage SGML. En juillet 1995 le groupe de recherche est devenu un groupe de travail international composé de professionnels venant d’horizons variés (bibliothèques universitaires publiques ou privées, Bibliothèque du Congrès, archives nationales américaines, secteur commercial privé). Cette entreprise a rapidement reçu le soutien de la Société des Archivistes Américains (SAA) qui a décidé de prendre part au développement de la DTD en lui donnant un statut normatif. En janvier 1996 la Bibliothèque du Congrès s'est pour sa part engagée à assurer la maintenance informatique et la diffusion de l’information sur l'EAD.
La version 1.0 a été publiée en 1998. La version suivante, utilisée actuellement, date de 2002 et est fondée sur le langage XML, qui dérive du SGML et s'est désormais imposé comme un standard d'échange et de traitement des données. Par ailleurs, la DTD EAD 2002 permet un respect complet de la norme internationale de description archivistique ISAD (G). Ainsi, même si l’EAD est née aux États-Unis, elle est largement utilisée aujourd'hui dans la communauté archivistique internationale.
En février 2007, un schéma XML pour l'EAD (disponible en versions XML Schema et Relax NG) a été publié par le groupe de travail international. Il est une transposition des éléments et attributs de la DTD EAD 2002. Il permet de mieux contrôler la valeur et le format de certaines informations, et il ouvre la voie à l'utilisation conjointe de l'EAD et d'autres schémas (TEI ou EAC-CPF par exemple). Mais il présente encore certains défauts et ne s'est pas imposé en France en remplacement de la DTD, qui demeure le document de référence.
Le 4 octobre 2010, la SAA a officialisé le lancement de la révision de l'EAD, qui sera désormais développée uniquement sous forme de schéma. Cette nouvelle version de l'EAD devrait être disponible en 2013. Cette révision sera l'occasion de supprimer les éléments qui ne sont plus utiles pour le catalogage courant en EAD (en particulier, certains éléments de mise en forme) et qui avaient été créés au départ pour la rétroconversion d'instruments de recherche très divers. Elle permettra ainsi de prendre en compte les expériences d'encodage des dix dernières années, et de renforcer la cohérence avec le schéma EAC-CPF. Des outils de conversion de l'EAD 2002 vers l'EAD 2013 seront proposés en même temps que le nouveau schéma.
La documentation officielle de l'EAD se trouve sur des pages dédiées de la Bibliothèque du Congrès et comprend le fichier ead.dtd et quelques fichiers additionnels, téléchargeables en un seul fichier compressé, ainsi que le dictionnaire des balises (en anglais), qui présente le format et donne la définition de chacun des éléments de l'EAD avec des exemples d'utilisation. Le site de la SAA fournit une version PDF du dictionnaire et des informations sur l'évolution de l'EAD (travaux du Sous-Comité technique de l'EAD, responsable du suivi du format).
La documentation en français est disponible sur le site des Archives de France : on y trouve une page dédiée à l'EAD, et en particulier des liens vers la traduction française du dictionnaire des balises. Sur le site de la Bibliothèque nationale de France se trouvent une page dédiée à l'EAD et une à l'EAC-CPF.
La DTD EAD possède 146 éléments, grâce auxquels il est possible de décrire très finement les documents. Seuls 8 de ces 146 éléments sont obligatoires, ce qui rend l'EAD à la fois riche et peu contraignante. En revanche, la définition de certains éléments est sujette à interprétation ce qui, combiné à la souplesse d'utilisation des éléments, pose des problèmes d’harmonisation. Le projet APEnet, par exemple, a démontré que les utilisations de l'EAD variaient d'un pays à l'autre et qu'il était nécessaire d'ajouter une nouvelle étape d'uniformisation afin de pouvoir partager plus efficacement fichiers et données.
En complément des règles de description utilisées dans les bibliothèques françaises (DeMArch pour les manuscrits modernes et contemporains) il est donc important d'harmoniser les pratiques d'encodage, de définir l'utilisation de l'EAD en général et d'encadrer l'emploi des différents éléments. C'est la tâche qui a été accomplie par le groupe de travail créé à l'initiative du Ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche (Sous-Direction des Bibliothèques et de l'Information Scientifique) et du Ministère de la Culture et de la Communication (Direction du Livre et de la Lecture) afin de garantir la cohérence des données au niveau national et leur interopérabilité pour une exploitation correcte par les catalogues collectifs en ligne (Catalogue collectif de France et Calames).
D'autres guides des bonnes pratiques ont été rédigés dans le cadre de projets ou de groupements d'établissements, en particulier aux États-Unis. On peut citer notamment ceux du Research Library Group, du réseau Online Archive of California et de la Bibliothèque du Congrès. Une liste plus complète est disponible sur le site de la SAA.