Si l'unité documentaire décrite est soumise à des restrictions de communication (conditions de consultation imposées par les ayants-droit ou par l'institution de conservation suivant des obligations contractuelles, réglementaires ou légales), celles-ci sont données dans l'élément Conditions d’accès <accessrestrict> [1].
Bonne pratique
À l’intérieur de cet élément <accessrestrict>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [2].
L'usage de l'élément Statut juridique <legalstatus> [3] est déconseillé car il surcharge inutilement l'encodage.
Exemples
Pour signaler l’absence permanente du document décrit (disparition constatée, destruction accidentelle, transfert définitif ou dépôt) on saisit l'information dans un élément Note <note> [4].
Bonne pratique
L’attribut TYPE de l'élément <note> aura toujours pour valeur "absent".
À l’intérieur de cet élément <note>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [5].
En dehors de cet unique usage, on ne doit jamais utiliser l'élément <note> dans Description archivistique <archdesc>.
Exemples
S'il existe des caractéristiques matérielles particulières qui affectent l'utilisation de l'unité documentaire, on les indique dans l'élément Caractéristiques matérielles et contraintes techniques <phystech> [6].
Outre ces caractéristiques matérielles particulières (ex. 1, 2), on peut employer l'élément <phystech> pour signaler l’utilisation d’équipements particuliers pour la consultation (ex. 3), notamment la configuration matérielle et logicielle de documents électroniques ou les caractéristiques techniques de documents audiovisuels (ex. 4, 5).
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <phystech>, on donne les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [2].
Remarques
Exemples
Si la reproduction ou l’utilisation d’une unité documentaire est soumise à condition, on donne ces informations en utilisant l’élément Conditions d'utilisation <userestrict> [9].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <userestrict>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [2].
Exemples
Pour rendre accessibles au public des informations sur le traitement des unités documentaires et sur le contrôle de la description, on utilise l'élément Informations sur le traitement <processinfo> [10].
Ces informations peuvent être relatives :
Bonne pratique
À l’intérieur de l'élément <processinfo>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments <p> [12].
Exemples
Pour donner des informations sur la forme à utiliser pour citer l’unité documentaire décrite, on utilise l’élément Mention conseillée <prefercite> [13].
Cet élément est particulièrement utile dans l'élément Description archivistique <archdesc> [14] mais peut également être utilisé dans l'élément Composant <c> [15].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <prefercite>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [2].
Exemples
Les autres instruments de recherche qui renseignent sur le contexte de la création ou le contenu de l’unité documentaire décrite sont mentionnés dans un élément Autre instrument de recherche <otherfindaid> [16].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <otherfindaid>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [2].
A l’intérieur de <otherfindaid>, on peut encoder les références archivistiques dans des éléments Référence à d'autres documents d'archives <archref> [17] et les références bibliographiques dans des éléments Référence bibliographique <bibref> [18]. Cet encodage n'est utile que si l'exploitation de <bibref> et <archref> à des fins d'indexation, de navigation ou d'affichage est possible.
Remarque
Quand l'unité documentaire décrite est un document édité (imprimé, photos), <otherfindaid> sert également pour établir un lien vers la description bibliographique de ce document dans un autre catalogue ou base de données. Cf. fiche technique Comment baliser la description d'un document édité [19].
Exemples
Liens
[1] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/accessrestrict.pdf
[2] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../elements-generiques/p
[3] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../annexes/elements-deconseilles%23legalstatus
[4] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/note.pdf
[5] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/elements-generiques/p
[6] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/phystech.pdf
[7] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../docs_en_relation/reproductions
[8] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../traitement
[9] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/userestrict.pdf
[10] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/processinfo.pdf
[11] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../communication-utilisation/communication/caracteristiquesmaterielles
[12] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../elements-generiques/p
[13] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/prefercite.pdf
[14] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../organisation-description/archdesc
[15] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../organisation-description/c
[16] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/otherfindaid.pdf
[17] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../communication-utilisation/docs_en_relation/sources_complementaires
[18] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../docs_en_relation/bibliographie
[19] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../annexes/FT-baliser-document-edite
[20] http://mybib.fr/IR/ms324">Ms 324</archref>.</p>
[21] http://www.sudoc.fr/147592305">Voir