Les informations relatives aux transferts successifs de propriété ou à tout autre événement (perte ou destruction partielles, dépôt,…) concernant la garde des documents décrits après leur création et avant leur entrée dans l’institution de conservation sont saisies dans l'élément Historique de la conservation <custodhist> [1].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <custodhist>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [2].
On indique dans <custodhist> l'existence de cotes antérieures à l'entrée de l'unité documentaire dans l'institution de conservation. Si ces cotes sont significatives pour la recherche, elles peuvent aussi être données avec les informations d'identification contenues dans l'élément Description et identification <did> [3], sous la forme <unitid [4]type="ancienne cote">.
Les informations relatives à la production matérielle de l'unité documentaire décrite doivent être données dans les éléments Description physique <physdesc> [5] et Présentation du contenu <scopecontent> [6].
Les informations relatives à l'entrée de l'unité documentaire décrite dans l'institution de conservation doivent être données dans l'élément Informations sur les modalités d'entrée <acqinfo> [7].
Exemples
4. Exemple de collection dispersée : le collectionneur est alors mentionné dans <custodhist> plutôt que dans <origination> (ce qui serait le cas si la collection était entrée intacte dans son lieu de conservation actuel).
<custodhist>
<p>Au f. 1, mention ms. du XVI<emph>e</emph> siècle : "Questo libro francesce lo possiede Jacobo et Francesco fratelli di Cribelli, figliouoli dil condamn Mgr Antonio et Bianca Cribelli" avec armoiries à la plume. Acheté par sir <persname normal="Phillipps, Thomas (1792-1872)" role="390">Thomas Phillipps</persname> au libraire <persname role="390">Thorpe</persname> (ancienne collection Philipps 4314)</p>
</custodhist>
Les informations relatives à la source immédiate d’acquisition des unités documentaires par l’institution de conservation, ainsi que les dates, les modalités d’acquisition et toute autre information importante sont données dans l'élément Informations sur les modalités d'entrée <acqinfo> [8].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <acqinfo>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [2].
Ces informations peuvent comprendre les numéros d'entrée ou d'inventaire qui ont été attribués à l'unité documentaire lors de son entrée dans l'institution de conservation. À des fins de traitement, il est possible d'encoder ces numéros à l'aide de l'élément Numéro <num> [9].
L'élément <acqinfo> ne doit pas être inclus dans un élément Historique de la garde des documents <custodhist> [10] (bien que la DTD le permette), afin d'être en conformité avec la définition de ces deux éléments.
Exemples
Les informations relatives aux tris et éliminations éventuels effectués par l'institution de conservation sont données dans l'élément Informations sur l'évaluation <appraisal> [11].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <appraisal>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [2].
Exemples
Les informations relatives aux enrichissements prévus de l'unité documentaire sont données dans l'élément Accroissements <accruals> [12].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <accruals>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [2].
Exemples
Liens
[1] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/custodhist.pdf
[2] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../elements-generiques/p
[3] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/donnees-du-did
[4] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../donnees-du-did/unitid
[5] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../donnees-du-did/physdesc
[6] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../contexte/scopecontent
[7] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../acquisition_evaluation/modalitees_entree
[8] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/acqinfo.pdf
[9] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../elements-generiques/num
[10] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../communication-utilisation/acquisition_evaluation/historique_garde
[11] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/appraisal.pdf
[12] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/accruals.pdf