Selon leur nature, les points d'accès aux documents décrits dans un instrument de recherche sont encodés sous l'élément englobant Indexation et points d'accès <controlaccess> [1], dans des éléments spécialisés dont voici la liste : Collectivité <corpname> [2], Nom de famille <famname> [3], Activité <function> [4], Genre et caractéristiques physiques <genreform> [5], Nom géographique <geogname> [6], Nom <name> [7], Fonction <occupation> [8], Nom de personne <persname> [9], Sujet <subject> [10], Titre <title> [11].
Bonne pratique
On recommande de procéder à une indexation au fil du texte chaque fois que cela est possible, c'est-à-dire lorsque cela est permis par le format EAD et que le terme à indexer figure dans le texte de l'instrument de recherche.
Dans les autres cas, on englobe chaque élément point d'accès dans un élément Vedettes et accès contrôlés <controlaccess>, placé à la fin de l'élément Description archivistique <archdesc> [12] ou Composant <c> [13], avant les éventuels sous-niveaux. Lorsque l'on souhaite construire une vedette en combinant plusieurs éléments points d'accès, chaque construction est englobée dans un <controlaccess>.
Il est inutile de créer un élément <controlaccess> pour englober plusieurs <controlaccess>.
Les éléments Index <index> [14] et Entrée d'index <indexentry> [14] sont fortement déconseillés car ils ne servent pas à produire une indexation automatique mais simplement à établir manuellement des liens entre différentes parties d'un instrument de recherche. (Voir fiche technique Indexation [15].)
Exemples
1.
<did>
[…]
<unittitle>« La <title role="titre" normal="Vie de saint Denis">Vie de sainct Denis</title>1, apostre de la France, faicte en vers françois, dédiée à la Reine, mère du Roy2, par Madame l'abesse de Montmartre3. Composée par M. <persname role="070" normal="Courtot, P.">P. Courtot</persname>4, advocat au Parlement, en 1629 »</unittitle>
[…]
<physdesc><physfacet type="support">Parchemin</physfacet><extent>33 feuillets</extent><dimensions>230 × 180 mm</dimensions><physfacet type="reliure">Reliure originale en soie violette brodée d'or ; fleurs et ornements en soie de couleur ; chiffre de <persname role="390" normal="Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)">Marie de Médicis</persname>5 : M A en perles fines ; couronne royale et fleurs de lis</physfacet>
</physdesc>
</did>
<scopecontent><p>Dédicace de <persname role="070" normal="Beauvilliers, Marie de (1598-1657)">Marie de Beauvilliers, abbesse de Montmartre </persname>6.</p></scopecontent>
<custodhist><p>Collections <persname role="390" normal="Golicyn, Avgustin Petrovič (1824-1875)">Galitzin</persname>7 et <persname role="390" normal=" Perkins, Henry">Perkins</persname>8. Vente à Bruxelles en 1880</p></custodhist>
<controlaccess><persname role="280" normal="Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)">Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)</persname></controlaccess>9
<controlaccess><persname role="sujet" normal ="Denis (saint ; 02..- 02.. ; évêque)" source="SUDOC" authfilenumber= "08017938X">Denis (saint ; 02..- 02.. ; évêque)</persname><subject>Vie</subject> </controlaccess>10
1 Le titre de l’œuvre est encodé au fil du texte dans l’élément <title> à l’intérieur de <unittitle>.
2 « La Reine mère du Roy » est un terme générique qui ne doit pas être balisé comme un nom de personne, même si l’on sait qu’il s’agit de Marie de Médicis.
3 « Madame l’abesse de Montmartre » : même cas de figure.
4 Nom de l’auteur (rôle codé : 070) balisé au fil du texte.
5 Nom de l'ancien possesseur balisé au fil du texte dans la description de la reliure.
6 Nom de l’auteur de la dédicace balisé au fil du texte.
7 Nom d’un des propriétaires précédents balisé au fil du texte.
8 Nom d’un des propriétaires précédents balisé au fil du texte.
9 Le nom de Marie de Médicis, dédicataire de l’œuvre (rôle codé 280), apparaît dans un <persname> placé dans un <controlaccess> : il ne peut être encodé au fil du texte puisqu’il n’est pas mentionné explicitement (en l’occurrence dans le <unittitle>).
10 Le nom de saint Denis, qui a un rôle sujet, ne peut être encodé au fil du texte car il figure dans l’élément <title>, qui est lui même un point d’accès et qui ne peut contenir aucun autre élément. Il est donc reporté en fin de notice, dans un élément <controlaccess>, dans une vedette construite composée d’un nom de personne et d’un sujet encodé dans l’élément <subject>.
2. Exemple de termes non indexables au fil du texte
<c id="f116335932">
<did>
<unitid type="division">1 (f.1)</unitid>
<unittitle>Fragments d'enquête sur le nombre de grosses bêtes et de lapins dans les bois, forêts et garennes de <geogname normal="Montgardin (Pas-de-Calais)" role="sujet">Montgardin</geogname>, de <geogname normal="Tournehem-sur-la Hem (Pas-de-Calais)" source="SUDOC" authfilenumber="094857849" role="sujet">Tournehem</geogname> et de <geogname normal="La Montoire (Pas-de-Calais)" role="sujet">La Montoire</geogname> quand le roi mit le <geogname normal="Artois (Comté)" role="sujet">comté d'Artois</geogname> en sa main</unittitle>
[...]
</did>
<controlaccess><subject>Eaux et forêts</subject></controlaccess>
<controlaccess><subject normal="Gibier" source="BnF Catalogue général" authfilenumber="ark:/12148/cb126474692">Gibier</subject></controlaccess>
</c>
3. Autre exemple de termes non indexables au fil du texte
<c id="Calames-2009691161117111">
<did>
<unitid type="division">8 (f. 32)</unitid>
<unittitle>Facture à payer au <corpname role="sujet">bureau du pavé de Paris</corpname> par les pères de Picpus pour ouvrage de pavage fait <geogname normal="Paris. Rue de Montreuil">rue de Montreuil à Paris</geogname></unittitle>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="17580914">14 septembre 1758</unitdate>
</did>
<controlaccess><subject normal="Voirie" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11933809h">Voirie</subject></controlaccess>
</c>
4. Cas dans lequel on souhaite avoir des vedettes construites
<c id="d3039014">
<did>
<unitid type="division">11 (f. 36)</unitid>
<unittitle>Notes sur les constitutions dotales</unittitle>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1701/1800">XVIII<emph render="super">e</emph> siècle</unitdate>
</did>
<controlaccess><subject normal ="Mariage" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11932417s">Mariage</subject><subject normal ="Droit" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb13318687s">Droit</subject></controlaccess>
</c>
5. Autre cas dans lequel on souhaite avoir des vedettes construites
<c>
<did>
<unitid type="cote">Ms 4574</unitid>
<unittitle>Jähriger Rais Beschrëgbung Theiler durch Franckenreich, Engell, Nider und Hollander wie auch Teudsch une Hungarlander um dar durch Italien, Sicilien bis in die Insul Maltha une hinwider durch Italien, Franckenreich bis alhier gehen Sollothurn</unittitle>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1601/1700">XVII<emph render="super">e</emph> siècle</unitdate>
<langmaterial><language langcode="ger">allemand</language></langmaterial>
</did>
<controlaccess><subject normal ="Récits de voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb119327315">Récits de voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027226794" source="SUDOC" normal="France">France</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname normal="Angleterre (GB)" source="SUDOC" authfilenumber="02735895X">Angleterre (GB)</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027252361" source="SUDOC" normal="Pays-Bas">Pays-Bas</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027218856" source="SUDOC" normal="Allemagne">Allemagne</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027234002" source="SUDOC" normal="Hongrie">Hongrie</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027235408" source="SUDOC" normal="Italie">Italie</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027400301" source="SUDOC" normal="Malte">Malte</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
</c>
Les points d'accès correspondant à des noms de personnes sont encodés dans l'élément Nom de personne <persname> [16].
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés.
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Remarque : les noms de divinités et de personnages fictifs sont considérés comme des noms de personnes (Cf. Guide Rameau [17]).
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms de familles sont encodés dans l'élément Nom de famille <famname> [18].
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés :
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms de collectivités sont encodés dans l'élément Collectivité <corpname> [19].
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés :
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms propres autres que noms de personnes, noms de collectivités, noms de familles, noms géographiques sont encodés dans l'élément Nom <name> [20].
On considère comme relevant de <name> tous les noms propres typés comme des noms communs dans Rameau. (cf. Guide Rameau [21]). Il s'agit des noms de marques commerciales, des noms d'animaux célèbres, des noms astronomiques, des ethnonymes (groupes nationaux, groupes ethniques), des événements (prix et récompenses, événements historiques, grèves), et des noms propres de choses (véhicules, logiciels et systèmes informatiques, matériels et équipements).
Remarque : les noms de divinités et de personnages fictifs sont, eux, considérés comme des noms de personnes. (cf. Guide Rameau [17]).
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés.
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
En catalogage courant, l'usage de <name> pour encoder un nom dont on ignore s'il s'agit d'un nom de personne, d'un nom de famille, d'un nom géographique, etc., est fortement déconseillé. Un tel nom ne justifie pas la création d'un point d'accès.
Exemples
Les points d'accès correspondant à des titres d'oeuvres sont encodés dans l'élément Titre <title> [22].
<unittitle><title normal="Bible" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="ark:/12148/cb12008248x">Biblia</title> Caroli Calvi imperatoris</unittitle>
et non ainsi :
<unittitle><title>Biblia Caroli Calvi imperatoris</title></unittitle>
Bonne pratique
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, trois attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
Mention de plusieurs titres pour une même oeuvre
Bonne pratique
Il peut être utile, à des fins d'indexation et de recherche, de mentionner plusieurs titres pour une même oeuvre (par exemple, une translittération, un titre traduit...). Néanmoins, on ne doit utiliser qu'un seul élément <title> par oeuvre dans l'élément Intitulé de l'unité documentaire <unittitle> [23].
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms géographiques sont encodés dans l'élément Nom géographique <geogname> [24].
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés.
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms communs sujets sont encodés dans l'élément Mot-matière <subject> [25].
Remarque
Les noms propres sujets sont encodés dans l'élément d'indexation correspondant à leur type (Collectivité <corpname> [26], Nom de famille <famnane> [27], Nom géographique <geogname> [28], Nom <name> [29] et Nom de personne <persname> [30]) avec un attribut role="sujet" ; il en va de même pour les titres d'oeuvre (<title> [31]).
Bonne pratique
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée des noms communs sujets. Dans ce cas, trois attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
L'indexation des typologies intellectuelles (journal intime, récit de voyage, poème...) ou matérielles (aquarelle, photographie, estampe...) est donnée dans l'élément Genre et caractéristiques physiques <genreform> [32].
L'utilisation de cet élément est conditionnée par le contexte de l'établissement ou du réseau. Par exemple, une bibliothèque d'art pourra souhaiter indexer finement les techniques de réalisation des documents.
Bonne pratique
Trois utilisations principales sont possibles (simultanées ou indépendantes), que l'on doit distinguer en utilisant un attribut TYPE :
Dans la mesure du possible, pour les deux derniers types, il est recommandé d'utiliser l'attribut NORMAL et de lui donner une valeur issue d'un référentiel. Par exemple: les listes établies par les départements spécialisés de la BnF [40] ; la liste spécifique établie par le département des Manuscrits pour la description des manuscrits médiévaux [41] ; les subdivisions de forme de RAMEAU [42] ; le Thésaurus pour la description et l'indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines : liste d'autorité typologie documentaire [43]. Ce référentiel peut aussi être propre à un établissement ou à un réseau (exemple : Calames, Guide de catalogage [44], annexe 2).
Remarques
1. Les mentions concernant l'état génétique d'un document (autographes, épreuves, minute...) renvoient à un stade d'élaboration intellectuelle : elles ne relèvent donc pas de l'élément <genreform>.
2. Il ne faut pas confondre les emplois de <genreform> avec une indexation matière (Cf. exemple 5).
Exemples
Les points d'accès correspondant à des sphères d'activités ou à des processus ayant produit les unités documentaires décrites sont encodés dans l'élément Activité <function> [45].
Remarque : cet élément est très rarement utilisé dans les bibliothèques
Bonne pratique
L'attribut NORMAL doit être systématiquement utilisé pour donner une forme normalisée du nom de l'activité. (Cf norme ICA-ISDF [46]).
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemple
1. [Pour les archives administratives de la BnF]
Les points d'accès correspondant à un type de travail, de profession, de métier, d’affaire ou d'état représentés de façon significative dans les unités documentaires sont encodés dans l'élément Fonction <occupation> [47].
Remarque : cet élément est très rarement utilisé dans les bibliothèques
Bonne pratique
L'attribut NORMAL doit être systématiquement utilisé pour donner une forme normalisée du nom de l'activité.
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Autres remarques
Exemple
<bioghist>
<p>Pierre Waldeck-Rousseau (1846-1904), <occupation normal="Avocats" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11935725z">avocat</occupation>, <occupation normal="Chefs de gouvernement" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb119400898">président du Conseil</occupation>.</p>
</bioghist>
Liens
[1] http://www.bonnespratiques-ead.net/sites/default/files/taglibrary/controlaccess.pdf
[2] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/corpname
[3] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/famname
[4] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/function
[5] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/genreform
[6] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/geogname
[7] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/name
[8] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/occupation
[9] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/persname
[10] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/subject
[11] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/indexation/title
[12] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/organisation-description/archdesc
[13] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/organisation-description/c
[14] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/annexes/elements-deconseilles
[15] http://www.bonnespratiques-ead.net/guide/annexes/FT-indexation
[16] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/persname.pdf
[17] http://guiderameau.bnf.fr/html/rameau_0051.html#d11e2183
[18] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/famname.pdf
[19] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/corpname.pdf
[20] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/name.pdf
[21] http://guiderameau.bnf.fr/html/rameau_0064.html#d11e2306
[22] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/title.pdf
[23] http://www.bonnespratiques-ead.net/guide/donnees-du-did/unittitle
[24] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/geogname.pdf
[25] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/subject.pdf
[26] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/indexation/corpname
[27] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/indexation/famname
[28] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/indexation/geogname
[29] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/indexation/name
[30] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/indexation/persname
[31] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/indexation/title
[32] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/genreform.pdf
[33] http://www.ifla.org/files/cataloguing/isbd/area-0_2009.pdf
[34] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/donnees-du-did/physdesc
[35] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/donnees-du-did/physdesc
[36] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/donnees-du-did/physdesc/physfacet
[37] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/donnees-du-did/unittitle
[38] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/contexte/scopecontent
[39] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../indexation
[40] http://www.bnf.fr/fr/professionnels/outils_recuperation/a.referentiels_intermarc.html
[41] http://www.bonnespratiques-ead.net/sites/default/files/Genreform%20EAD_0.doc
[42] http://guiderameau.bnf.fr/html/rameau_0138.html#d11e5780
[43] http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/normes-outils/thesaurus/
[44] http://documentation.abes.fr/aidecalames/ManuelDeCatalogage.pdf
[45] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/function.pdf
[46] http://www.ica.org/download.php?id=1665
[47] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/occupation.pdf
[48] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../indexation/corpname
[49] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../indexation/persname
[50] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../indexation/famname
[51] http://www.bonnespratiques-ead.net/node/181