Selon les recommandations DeMArch (§ 1.4)
Une description de manuscrits et d’archives peut se limiter à une description globale, ou s’articuler selon une structure à plusieurs niveaux, comprenant une description d’ensemble complétée par des descriptions des parties composantes. À l’intérieur d’un ensemble de documents,
l’institution peut choisir de décrire certaines parties, voire certaines pièces, avec plus de détails que d’autres. Un document isolé peut également être décrit avec plus ou moins de détail.[...]
Dans une description à plusieurs niveaux, les informations fournies à chaque niveau hiérarchique concernent le niveau décrit et, par héritage, ses niveaux subordonnés. Le principe selon lequel une information doit être adaptée à son niveau de description implique que les informations communes aux composants doivent être données au plus haut niveau approprié — sans les répéter aux niveaux inférieurs — et que, à l’inverse, une information relative à l’un des composants doit être donnée uniquement au niveau de ce composant et non au niveau supérieur.
La description archivistique est contenue dans l'élement <archdesc>. La hiérarchisation se traduit par l'imbrication, à l'intérieur de <archdesc> (qui correspond à la description de plus haut niveau), de composants <c> regroupés dans un <dsc> unique.
<archdesc>
[éléments de description du fonds ou de la collection]
<dsc>
<c>
<c>
<c>...</c>
<c>...</c>
</c>
<c>
<c>...</c>
</c>
<c>...</c>
</c>
</dsc>
</archdesc>
Le niveau archivistique de l’unité de description s'exprime en EAD par l'attribut LEVEL ou une combinaison de l'attribut LEVEL et de l'attribut OTHERLEVEL. L'EAD fournit pour l'attribut LEVEL une liste fermée de valeurs correspondant aux principaux niveaux archivistiques. Si aucune de ces valeurs ne convient, on saisit dans LEVEL la valeur "otherlevel" (autre niveau), et on indique cet autre niveau dans l'attribut OTHERLEVEL.
L'attribut LEVEL est obligatoire dans <archdesc> [1] et facultatif dans <c> [2].
Les niveaux de description les plus fréquents sont les suivants :
Autres valeurs proposées par l'EAD :
Les valeurs d'OTHERLEVEL ne font pas l'objet d'une liste fermée. Elles peuvent donc être créées, selon les besoins, par l'établissement ou le réseau, et devront être précisées dans les règles de catalogage (<descrules> [3]) afin de les partager avec les collègues, et notamment communiquées au CCFr en même temps que les fichiers XML/EAD.
Exemples de valeurs possibles, dans le cadre d'un établissement ou d'un réseau spécifique :
Les valeurs conventionnelles suivantes, utilisées dans le cadre de l'informatisation du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France, ne doivent pas être utilisées en catalogage courant :
Bonne pratique
Dans l'élément <archdesc> [4] les valeurs les mieux adaptées sont les suivantes :
La valeur "recordgrp" peut être utilisée dans le cas de tranches de cotes, lorsque l'instance EAD ne correspond ni à un fonds ni à une collection (regroupement non-organique de manuscrits, par exemple lorsque les données d'une collection volumineuse sont réparties entre plusieurs instances).
Remarque : toutes les autres valeurs sont déconseillées.
Dans l'élément <c> [2] la mention du niveau de description n'est pas obligatoire, mais elle est souhaitable chaque fois que l'information peut être utile pour le catalogueur, ou pour une exploitation informatique (extraction, affichage ou export éventuels).
Le corps de l’instrument de recherche, c’est-à-dire la description archivistique des documents eux-mêmes (fonds d’archives, collection de manuscrits), est contenu dans l'élément englobant Description archivistique <archdesc> [5].
Bonne pratique
L’élément <archdesc> ne peut pas contenir de texte libre mais uniquement d'autres éléments. Il contient la totalité de la description archivistique, organisée en plusieurs niveaux de description :
Les informations sur les regroupements hiérarchiques des documents en cours de description sont rassemblées sous l'élément englobant Description des sous-composants <dsc> [12].
Dans les usages, <dsc> est contenu dans Description archivistique <archdesc> [4] et regroupe les composants qui constituent le corps de la description archivistique.
Bonne pratique
L'élément Description des sous-composants <dsc> ne doit être utilisé que comme élément fils de <archdesc> [4]. Il doit être unique pour l'ensemble de l'instrument de recherche et ne contenir que des composants <c> [2].
Bonne pratique
On utilise l'élément Composant <c> (non numéroté), et non les éléments <c01>, <c02>, <c03>, etc. qui ne sont pas pris en compte par les outils collectifs français. Par ailleurs, l'utilisation des éléments <c01>, <c02>, <c03>, etc. contraindrait à une renumérotation en cas de modification de la structure.
Tout élément <c> doit contenir une valeur pour l'attribut ID.
Pour construire les identifiants des composants il convient de se référer à la pratique utilisée dans l'établissement ou dans le réseau au sein duquel on travaille. Pour une exploitation optimale il est recommandé de créer des identifiants uniques au sein de l'établissement.
Remarque
Il est inutile de prévoir une incrémentation stricte des identifiants.
Exemples
2. Exemple tiré du CGM. L'identifiant sert à créer l’URL http://ccfr.bnf.fr/portailccfr/jsp/index_view_direct_anonymous.jsp?record=eadcgm:EADC:D12030024 [18], qui permet d’accéder directement à son contenu
Liens
[1] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/organisation-description/archdesc
[2] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../organisation-description/c
[3] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../metadonnees/eadheader/profiledesc/descrules
[4] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../organisation-description/archdesc
[5] http://www.bonnespratiques-ead.net/sites/default/files/taglibrary/archdesc.pdf
[6] http://www.bonnespratiques-ead.net/guide/intro/granularite
[7] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../organisation-description/dsc
[8] http://www.bonnespratiques-ead.net/node/243/
[9] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../annexes/FT-exports
[10] http://www.centre-colette.com/
[11] http://www.mediatheque.grand-troyes.fr/</addressline></address></repository>
[12] http://www.bonnespratiques-ead.net/sites/default/files/taglibrary/dsc.pdf
[13] http://www.bonnespratiques-ead.net/sites/default/files/taglibrary/c.pdf
[14] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../donnees-du-did
[15] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../organisation-description/level
[16] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/annexes/FT-liens-et-ID/liens-internes
[17] http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1066
[18] http://ccfr.bnf.fr/portailccfr/jsp/index_view_direct_anonymous.jsp?record=eadcgm:EADC:D12030024
[19] http://www.calames.abes.fr/pub/#details?id=FRPALME0000000000300-1967-1-12-1