Les informations bibliographiques et descriptives sur l'instrument de recherche – et non sur les documents d’archives que celui-ci décrit – sont données dans l'élément englobant En-tête EAD <eadheader> [1].
Nom de l’attribut
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Valeur
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COUNTRYENCODING
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iso3166-1
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DATENCODING
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iso8601
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LANGENCODING
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iso639-2b
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REPOSITORYENCODING
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iso15511
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SCRIPTENCODING
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iso15924
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Voir exemple complet [7]
Un code univoque permettant d'identifier un instrument de recherche EAD donné est indiqué dans l'élément Identifiant EAD <eadid> [8].
Bonne pratique
L'élément <eadid> doit être renseigné car il contient des informations essentielles pour la gestion de l'instrument de recherche, en particulier un code informatique univoque. Ces données n'ont pas nécessairement vocation à être affichées.
L'attribut IDENTIFIER est toujours renseigné.
Le contenu de l'élément peut soit reprendre le code informatique donné en valeur de l'attribut IDENTIFIER, soit attribuer un nom plus explicite pour le fichier que celui donné dans l’attribut IDENTIFIER.
Bonne pratique
Si un même instrument de recherche est publié séparément par plusieurs institutions, on privilégie l'institution qui est la responsable de la rédaction et publication de l'instrument de recherche par rapport à celle qui ne fait qu'intégrer ces mêmes données dans un catalogue collectif. Par exemple, si une bibliothèque municipale met en ligne un instrument de recherche, c'est son code qui est utilisé, même si cet instrument de recherche apparaît également dans le CCFr.
Bonne pratique
Cet identifiant est structuré de la manière suivante : FR suivi, s'il y a lieu, du préfixe du catalogue collectif, puis du numéro RCR de l'institution responsable de l'accès intellectuel, et enfin d'un numéro séquentiel géré par cet établissement (qui peut lui-même comprendre un préfixe et une partie variante) [sans extension .xml].
Cette valeur correspond à un fichier (01a) du catalogue des manuscrits de la Bibliothèque Sainte-Geneviève (RCR : 751052116) issu du projet national de rétroconversion du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France (CGMBPF)
Voir l'exemple complet [9]
Les principales informations bibliographiques sur l’instrument de recherche en EAD sont encodées dans l'élément Description du fichier <filedesc> [10]. Les règles de l'ISBD [11] s'appliquent pour cet élément et les éléments qu'il contient, en particulier pour l'articulation entre le titre propre et la mention de collection.
Voir exemple complet [7]
Les informations sur le titre de l’instrument de recherche encodé et sur les responsables de son contenu intellectuel sont données dans l'élément Mention de titre <titlestmt> [18].
Bonne pratique
La nature de l’instrument de recherche (mentions « catalogue », « inventaire », « notice », « répertoire »...) doit être mentionnée, soit dans <titleproper> [19] soit dans <subtitle> [20]
Exemples
1.
<titlestmt>
<titleproper>Inventaire des manuscrits du fonds Jacob</titleproper>
</titlestmt>
2.
<titlestmt>
<titleproper>Manuscrits de la collection Cassien</titleproper>
<subtitle>Catalogue détaillé</subtitle>
<titlestmt>
3. Voir exemple complet [23]
Le titre de l'instrument de recherche est donné dans l'élément Titre propre de l'instrument de recherche <titleproper> [24].
Bonne pratique
Dans le cas de catalogues divisés en plusieurs parties (tranches de cotes, tranches chronologiques, tranches alphabétiques, etc.), les informations relatives à la partie décrite relèvent du titre propre et doivent donc apparaître dans cet élément (Voir § 1.1.4.6.1 de l'ISBD intégré).
<titleproper>Catalogue des manuscrits de la bibliothèque d'Utopia-sur-Loire. Ms 1-250</titleproper>
Voir exemple complet [26]
Le sous-titre ou le complément du titre de l'instrument de recherche est donné dans l'élément Sous-titre <subtitle> [27]
Voir exemple complet [26]
Le nom des personnes ou des organismes responsables du traitement intellectuel de l’instrument de recherche est donné dans l'élément Auteur de l'instrument de recherche <author> [28]. Cet élément peut comprendre une courte mention sur la nature de la responsabilité. Il n'est pas répétable.
Exemples
Voir exemple complet [26]
Le nom des personnes ou des institutions qui ont soutenu, financé ou organisé tout ou partie du processus de création et de diffusion de l’instrument de recherche est indiqué dans l'élément Commanditaire <sponsor> [32].
Exemple
<sponsor>Encodé et mis en ligne grâce au soutien de l'Association des amis de Jacques Durand</sponsor>
Voir exemple complet [35]
Les informations sur l'édition de l’instrument de recherche sont données dans l'élément Mention d'édition <editionstmt> [36].
Bonne pratique
On utilise cet élément lorsque des modifications intellectuelles importantes ont été apportées à l'instrument de recherche et que l'on décide d'en publier une nouvelle édition. On utilise également cet élément pour signaler une édition électronique distincte d'une édition imprimée publiée parallèlement.
Si cet élément est utilisé, il contient au moins l'un des deux éléments suivants :
On utilise <edition> pour qualifier l'édition concernée. Si l'on souhaite préciser les changements significatifs apportés par rapport à l'édition précédente, on utilise l'élément <p>. Voir exemple complet [23].
Remarque
Ne pas confondre avec l'élément Description des révisions <revisiondesc> [39] qui sert à donner des informations sur les modifications apportées au sein d'une même édition. Les informations contenues dans <revisiondesc> sont plutôt à usage interne, alors que celles contenues dans <editionstmt> sont destinées à être affichées.
Les informations sur la publication ou la diffusion de l’instrument de recherche encodé sont données dans l'élément Mention de publication <publicationstmt> [40].
Bonne pratique
Les informations sont données en utilisant les éléments suivants :
Il est inutile d'utiliser l'élément Adresse <address> pour préciser les informations permettant de localiser la personne physique ou morale responsable de la publication.
Voir exemple complet [23]
Le nom de la personne morale ou physique responsable de l’édition ou de la distribution de l’instrument de recherche encodé est donné dans l'élément Éditeur <publisher> [44].
Voir exemple complet [46]
Sur les autres usages possibles de <publisher>, voir également la Fiche technique : description d'un document édité [47].
Les informations sur la date de publication de l’instrument de recherche encodé sont données dans l'élément Date <date> [48] au sein de l'élément Mention de publication <publicationstmt> [49].
Bonne pratique
On doit donner une valeur à l'attribut NORMAL.
Voir exemple complet [46]
Les informations sur l'ensemble bibliographique auquel appartient un instrument de recherche encodé (collection éditoriale ou série) sont données dans l'élément Mention de collection <seriesstmt> [50].
La mention de collection concerne l'instrument de recherche encodé et non le catalogue imprimé qui a servi de source à une rétroconversion. En cas de rétroconversion, la collection de l’instrument de recherche original est mentionnée parmi les informations sur l'encodage de l'instrument de recherche données dans l'élément Création <creation> [41].
Bonne pratique
Le nom de la collection est donné dans un élément Titre propre <titleproper> [51] pour permettre une bonne exploitation des métadonnées.
Si l'instrument de recherche appartient à plusieurs ensembles (par exemple, une collection nationale, une collection locale ou un ensemble thématique), on répète l'élément <seriesstmt>.
Exemples
Voir aussi exemple complet [23]
Les données qui complètent ou explicitent les informations données dans les éléments spécifiques de Description du fichier <filedesc> [52] sont encodées dans l'élément Mention de note <notestmt> [53].
Il contient un ou plusieurs éléments Note <note> [54]. Chaque note de nature différente doit donner lieu à un élément <note> distinct.
Usage spécifique : on peut utiliser cet élément pour faire des liens informatiques vers les autres instruments de recherche décrivant le reste des collections de l'établissement. Cette utilisation a été faite, par exemple, dans les fichiers du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France. Cela permet une navigation plus aisée entre les instruments de recherche d'une même institution dans le Catalogue collectif de France.
Exemple
Exemple inspiré du <notestmt> du 2e fichier informatique [55] (instance EAD) issu de la conversion des deux tomes du CGM décrivant les manuscrits de la bibliothèque municipale de Besançon : l'outil de publication limitant la taille des fichiers à 5 Mo, il a été nécessaire de scinder les données de ces deux tomes en 6 fichiers ; par ailleurs, on mentionne deux suppléments.
<notestmt>
<note>
<p>Autres fichiers issus de l'informatisation de cet ensemble de notices :
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01a.xml">Départements — Tome XXXII. Besançon. Tome I. Introduction - Fonds général (1) (No. 1-507) </extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01c.xml">Départements — Tome XXXII. Besançon. Tome I. Fonds général (3) (No. 1005-1296)</extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01d.xml">Départements — Tome XXXIII. Besançon. Tome II, Première partie. Collection Granvelle (No. 1-103)</extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01e.xml">Départements — Tome XXXIII. Besançon. Tome II, Première partie. Collection Chiflet (No. 1-208)</extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01f.xml">Départements — Tome XXXIII. Besançon. Tome II, Seconde partie. Collection Droz, Fonds de l'Académie, Collection Dunand, Collection Baverel, Collection Paris, Collection Duvernoy</extref>
</p>
<p>Suppléments :
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-02a.xml">Départements — Tome XLV. Besançon. Supplément (No. 1297-1875)</extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-03a.xml"> Manuscrits grecs. Besançon (No. 6-22)</extref>
</p>
</note>
</notestmt>
Les informations concernant l'encodage de l'instrument de recherche, sa langue de rédaction et les règles de description adoptées sont données dans l'élément Description du profil <profiledesc> [56].
Bonne pratique
L'utilisation de l'élément <profiledesc> est fortement recommandée.
Les informations sont données dans les éléments suivants, dans l'ordre prescrit par la DTD :
Voir exemple complet [60]
Les informations sur l’encodage de l’instrument de recherche sont données dans l'élément Création <creation> [61].
Bonne pratique
L'élément <creation> doit toujours être renseigné pour :
On peut mentionner dans cet élément le nom de l'encodeur s'il est différent de l'auteur de l'instrument de recherche, ainsi que la date de l'encodage.
Exemples
Voir aussi exemple complet [23]
La ou les langues dans lesquelles a été rédigé l’instrument de recherche sont mentionnées dans l'élément Langue utilisée <langusage> [62].
Bonne pratique
À l'intérieur de <langusage> on utilise un élément Langue <language> pour encoder chaque langue et en permettre une exploitation, en particulier lors d'export de métadonnées. On qualifie chaque élément <language> grâce à l'attribut LANGCODE pour donner le code ISO 639-2b de chaque langue correspondante.
Remarque
Si l'on souhaite effectuer une extraction des métadonnées de l'instrument de recherche au format Dublin Core grâce à l'attribut ENCODINGANALOG (voir fiche technique exports et interopérabilité [63]), il est recommandé d'utiliser ENCODINGANALOG pour qualifier l'élément <language>, afin d'exploiter la valeur normalisée de l'attribut LANGCODE. ENCODINGANALOG a alors pour valeur "language" (voir exemple 2).
Voir aussi exemple complet [23]
Les règles, normes et conventions utilisées pour la description et l'indexation des unités documentaires sont précisées dans l'élément Règles de description <descrules> [64].
Bonne pratique
En catalogage courant, il est recommandé d'utiliser cet élément.
Les informations sur les changements ou les modifications apportés à l’instrument de recherche encodé sont données dans l'élément Description des révisions <revisiondesc> [65]. Les modifications décrites dans <revisiondesc> doivent concerner uniquement l'édition en cours.
Bonne pratique
Il est déconseillé d'utiliser l'élément Liste <list> [66] pour détailler ces modifications. On doit utiliser l'élément Modification <change> [67] qui permet de préciser la date et la nature de ces modifications dans des sous-éléments Date <date> [68] et Item <item> [69] respectivement. Ces modifications doivent être présentées dans l'ordre chronologique inversé afin que les plus récentes apparaissent en premier.
Voir exemple complet [60]
Liens
[1] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/eadheader.pdf
[2] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/eadid
[3] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc
[4] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/profiledesc
[5] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/revisiondesc
[6] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/annexes/FT-exports
[7] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/annexes/exemple_metadonnees
[8] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/eadid.pdf
[9] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/annexes/exemple_metadonnees
[10] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/filedesc.pdf
[11] http://www.bnf.fr/documents/isbd_integre.pdf
[12] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt
[13] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/editionstmt
[14] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/publicationstmt
[15] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/seriesstmt
[16] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/notestmt
[17] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/organisation-description/archdesc
[18] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/titlestmt.pdf
[19] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/titleproper
[20] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/subtitle
[21] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/author
[22] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/sponsor
[23] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../annexes/exemple_metadonnees
[24] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../sites/default/files/taglibrary/titleproper.pdf
[25] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../guide/annexes/FT-exports
[26] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../guide/annexes/exemple_metadonnees
[27] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/subtitle.pdf
[28] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../sites/default/files/taglibrary/author.pdf
[29] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../guide/metadonnees/eadheader/profiledesc/creation
[30] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../guide/metadonnees/eadheader/profiledesc
[31] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../guide/annexes/FT-exports
[32] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../sites/default/files/taglibrary/sponsor.pdf
[33] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../communication-utilisation/acquisition_evaluation/modalitees_entree
[34] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../communication-utilisation/traitement
[35] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../guide/annexes/exemple_metadonnees
[36] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/editionstmt.pdf
[37] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/edition.pdf
[38] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../elements-generiques/p
[39] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../revisiondesc
[40] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/publicationstmt.pdf
[41] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../profiledesc/creation
[42] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../filedesc/publicationstmt/publisher
[43] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../filedesc/publicationstmt/date
[44] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../sites/default/files/taglibrary/publisher.pdf
[45] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../annexes/FT-exports
[46] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../annexes/exemple_metadonnees
[47] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/annexes/FT-baliser-document-edite
[48] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../sites/default/files/taglibrary/date.pdf
[49] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../publicationstmt
[50] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/seriesstmt.pdf
[51] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/titleproper
[52] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc
[53] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/notestmt.pdf
[54] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/note.pdf
[55] http://ccfr.bnf.fr/portailccfr/jsp/index_view_direct_anonymous.jsp?record=eadcgm:EADI:FRCGMBPF-250566101-01b.xml
[56] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/profiledesc.pdf
[57] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../eadheader/profiledesc/creation
[58] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../eadheader/profiledesc/langusage
[59] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../eadheader/profiledesc/descrules
[60] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../annexes/exemple_metadonnees
[61] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/creation.pdf
[62] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/langusage.pdf
[63] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../annexes/FT-exports
[64] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/descrules.pdf
[65] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/revisiondesc.pdf
[66] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../elements-generiques/list
[67] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/change.pdf
[68] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../elements-generiques/date
[69] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/item.pdf