L'EAD (Encoded Archival Description, en français Description archivistique encodée) est un standard d’encodage des instruments de recherche archivistiques destinés à être mis en ligne, basé sur le langage XML [1]. L’EAD a été développée pour structurer de manière hiérarchique des inventaires électroniques, quel que soit leur degré de complexité.
La réflexion qui a mené à l’élaboration de l’EAD a démarré au début des années 1990, lorsque des archivistes et bibliothécaires américains ont ressenti le besoin de trouver un système permettant de repérer un document particulier à l’intérieur d’un fonds, dans son contexte. Le format MARC AMC (Archival and Manuscript Control) offrait déjà la possibilité de créer des notices descriptives au niveau du fonds, de consulter ces dernières via des OPACs et de mettre toutes ces notices en commun grâce à des catalogues collectifs. Mais aucun outil informatique ne permettait une description aussi structurée, hiérarchisée et détaillée des fonds de manuscrits et des documents d’archives que celle qui était donnée dans les très nombreux inventaires papier existants.
La DTD [1] EAD a été développée en 1993 dans le cadre d’un projet de recherche de l'Université de Berkeley (Californie). La recherche d'une solution fondée sur des normes indépendantes des plates-formes logicielles et capable de restituer une structure hiérarchique complexe a mené au choix du langage SGML. En juillet 1995 le groupe de recherche est devenu un groupe de travail international composé de professionnels venant d’horizons variés (bibliothèques universitaires publiques ou privées, Bibliothèque du Congrès, archives nationales américaines, secteur commercial privé). Cette entreprise a rapidement reçu le soutien de la Société des Archivistes Américains [2] (SAA) qui a décidé de prendre part au développement de la DTD en lui donnant un statut normatif. En janvier 1996 la Bibliothèque du Congrès s'est pour sa part engagée à assurer la maintenance informatique et la diffusion de l’information sur l'EAD.
La version 1.0 a été publiée en 1998. La version suivante, utilisée actuellement, date de 2002 et est fondée sur le langage XML, qui dérive du SGML et s'est désormais imposé comme un standard d'échange et de traitement des données. Par ailleurs, la DTD EAD 2002 permet un respect complet de la norme internationale de description archivistique ISAD (G) [3]. Ainsi, même si l’EAD est née aux États-Unis, elle est largement utilisée aujourd'hui dans la communauté archivistique internationale.
En février 2007, un schéma XML [1] pour l'EAD (disponible en versions XML Schema [1] et Relax NG [1]) a été publié par le groupe de travail international. Il est une transposition des éléments et attributs de la DTD EAD 2002. Il permet de mieux contrôler la valeur et le format de certaines informations, et il ouvre la voie à l'utilisation conjointe de l'EAD et d'autres schémas (TEI ou EAC-CPF par exemple). Mais il présente encore certains défauts et ne s'est pas imposé en France en remplacement de la DTD, qui demeure le document de référence.
Le 4 octobre 2010, la SAA a officialisé le lancement de la révision de l'EAD, qui sera désormais développée uniquement sous forme de schéma. Cette nouvelle version de l'EAD devrait être disponible en 2013. Cette révision sera l'occasion de supprimer les éléments qui ne sont plus utiles pour le catalogage courant en EAD (en particulier, certains éléments de mise en forme) et qui avaient été créés au départ pour la rétroconversion d'instruments de recherche très divers. Elle permettra ainsi de prendre en compte les expériences d'encodage des dix dernières années, et de renforcer la cohérence avec le schéma EAC-CPF. Des outils de conversion de l'EAD 2002 vers l'EAD 2013 seront proposés en même temps que le nouveau schéma.
La documentation officielle de l'EAD se trouve sur des pages dédiées [4]de la Bibliothèque du Congrès et comprend le fichier ead.dtd et quelques fichiers additionnels, téléchargeables en un seul fichier compressé [5], ainsi que le dictionnaire des balises (en anglais) [6], qui présente le format et donne la définition de chacun des éléments de l'EAD avec des exemples d'utilisation. Le site de la SAA fournit une version PDF du dictionnaire et des informations sur l'évolution de l'EAD (travaux du Sous-Comité technique de l'EAD [7], responsable du suivi du format).
La documentation en français est disponible sur le site des Archives de France : on y trouve une page dédiée à l'EAD [8], et en particulier des liens vers la traduction française du dictionnaire des balises [9]. Sur le site de la Bibliothèque nationale de France se trouvent une page dédiée à l'EAD [10] et une à l'EAC-CPF [11].
La DTD EAD possède 146 éléments, grâce auxquels il est possible de décrire très finement les documents. Seuls 8 de ces 146 éléments sont obligatoires, ce qui rend l'EAD à la fois riche et peu contraignante. En revanche, la définition de certains éléments est sujette à interprétation ce qui, combiné à la souplesse d'utilisation des éléments, pose des problèmes d’harmonisation. Le projet APEnet [12], par exemple, a démontré que les utilisations de l'EAD variaient d'un pays à l'autre et qu'il était nécessaire d'ajouter une nouvelle étape d'uniformisation [13] afin de pouvoir partager plus efficacement fichiers et données.
En complément des règles de description utilisées dans les bibliothèques françaises (DeMArch [14] pour les manuscrits modernes et contemporains) il est donc important d'harmoniser les pratiques d'encodage, de définir l'utilisation de l'EAD en général et d'encadrer l'emploi des différents éléments. C'est la tâche qui a été accomplie par le groupe de travail créé à l'initiative du Ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche (Sous-Direction des Bibliothèques et de l'Information Scientifique) et du Ministère de la Culture et de la Communication (Direction du Livre et de la Lecture) afin de garantir la cohérence des données au niveau national et leur interopérabilité pour une exploitation correcte par les catalogues collectifs en ligne (Catalogue collectif de France [15] et Calames [16]).
D'autres guides des bonnes pratiques ont été rédigés dans le cadre de projets ou de groupements d'établissements, en particulier aux États-Unis. On peut citer notamment ceux du Research Library Group [17], du réseau Online Archive of California [18] et de la Bibliothèque du Congrès [19]. Une liste plus complète est disponible sur le site de la SAA [20].
EAD : articulation avec les normes de description de contenu
L’EAD a été développée comme une DTD [1] pour encoder les instruments de recherche qui décrivent les fonds d’archives. C’est donc d’abord et avant tout une structuration de la description archivistique qui utilise les possibilités offertes par XML pour permettre l’exploitation informatique des instruments de recherche : indexation, publication sur le web, etc. Mais cette structuration ne définit en rien le contenu de la description archivistique et les règles de description qui doivent être appliquées pour renseigner les différents éléments. C’est pourquoi l’EAD ne peut être utilisée seule : une bonne utilisation de l’EAD nécessite la connaissance et l’application des normes de description de contenu auxquelles elle fait référence, en particulier de la Norme générale et internationale de description archivistique, ISAD(G).
En France, la norme ISAD(G) est utilisée directement par les services d’archives, conformément à une recommandation du Service interministériel des archives de France. En revanche l'ISAD(G) n'est pas utilisée dans les bibliothèques pour traiter des documents de nature archivistique et jusqu'à une date récente il n'existait pas de règles de description de ce type de documents.
Suite à la conversion rétrospective en EAD du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France, il a été jugé utile d’élaborer une recommandation à l’intention des bibliothèques françaises. La recommandation Description des manuscrits et fonds d'archives modernes et contemporains en bibliothèque : DeMArch [21] a été élaborée dans le cadre de l’AFNOR, à partir d'une traduction française de DACS [22] (Describing Archives : a Content Standard), qui est un manuel d'application d'ISAD(G) dans le contexte américain. L'objectif de DeMArch est d'harmoniser les pratiques dans le contexte de l’informatisation des catalogues de manuscrits tout en prenant en compte les spécificités des fonds conservés dans les bibliothèques.
L'EAD est également utilisée en France pour encoder les descriptions de manuscrits anciens et/ou orientaux. Aujourd'hui, il n'existe pas de règles de description nationales pour ces types de documents. Toutefois, il est possible de se référer aux règles de description des manuscrits latins utilisées à la Bibliothèque nationale de France (document en cours de refonte).
Le Guide des bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèque se trouve à la jonction des règles de description de contenu et de la DTD EAD, exprimée à travers le Dictionnaire des balises de l'EAD. Il indique comment le langage EAD se marie avec la tradition bibliothéconomique et archivistique française. Son utilisation ne dispense pas de recourir aux documents de référence qui en sont à l'origine.
La description d’un ensemble organisé de documents (fonds ou collection) ou même d’un document isolé peut être plus ou moins précise. Dans le contexte de l'EAD, cette évidence revêt une importance particulière d’une part parce que cette DTD est très riche (nombre d'éléments, éléments répétables, éléments présents en de nombreux endroits), d’autre part parce que l’objet de la DTD, la description archivistique, peut être d’une précision variable, en fonction des moyens de l’établissement, de sa politique documentaire, des performances des outils de production et/ou d’interrogation… D’où une double question à laquelle il convient de répondre avant d’entreprendre la rédaction d’un inventaire en EAD :
Par ailleurs, le nombre important d'éléments de la DTD n’est que le reflet des catégories différentes d’information qu'il est possible d'identifier dans une description archivistique. Ils ne doivent être utilisés que s’il est utile de préciser à cet endroit de la description de quel type d’information il s’agit et si l'encodage peut être exploité informatiquement. Cf. Fiche technique Surbalisage [23].
Les informations sur l'instrument de recherche, ou métadonnées de l'instrument de recherche, sont englobées dans l'élément En-tête EAD <eadheader> [24]. Il est extrêmement important de renseigner ces métadonnées afin de fournir
L'élément Description archivistique encodée <ead> [25] est l'élément englobant de plus haut niveau (élément racine) qui définit une instance d'un instrument de recherche encodé en EAD.
L'élément <ead> contient dans l'ordre suivant les éléments :
Il est inutile de renseigner l'attribut AUDIENCE, sauf si l'on veut que l'ensemble de l'instance ne soit pas rendu public, auquel cas la valeur à donner est : "internal".
Attention, il est déconseillé d'utiliser l'attribut RELATEDENCODING dans l'élément <ead>. Il est préférable de l'utiliser dans l'élément En-tête EAD <eadheader> [26] et/ou dans l'élément Description archivistique <archdesc> [28] afin d'établir des équivalences, pour chaque partie de l'instrument de recherche encodé, vers le schéma de métadonnées le plus approprié à la nature des informations contenues.
Les informations bibliographiques et descriptives sur l'instrument de recherche – et non sur les documents d’archives que celui-ci décrit – sont données dans l'élément englobant En-tête EAD <eadheader> [29].
Nom de l’attribut
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Valeur
|
COUNTRYENCODING
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iso3166-1
|
DATENCODING
|
iso8601
|
LANGENCODING
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iso639-2b
|
REPOSITORYENCODING
|
iso15511
|
SCRIPTENCODING
|
iso15924
|
Voir exemple complet [35]
Un code univoque permettant d'identifier un instrument de recherche EAD donné est indiqué dans l'élément Identifiant EAD <eadid> [36].
Bonne pratique
L'élément <eadid> doit être renseigné car il contient des informations essentielles pour la gestion de l'instrument de recherche, en particulier un code informatique univoque. Ces données n'ont pas nécessairement vocation à être affichées.
L'attribut IDENTIFIER est toujours renseigné.
Le contenu de l'élément peut soit reprendre le code informatique donné en valeur de l'attribut IDENTIFIER, soit attribuer un nom plus explicite pour le fichier que celui donné dans l’attribut IDENTIFIER.
Bonne pratique
Si un même instrument de recherche est publié séparément par plusieurs institutions, on privilégie l'institution qui est la responsable de la rédaction et publication de l'instrument de recherche par rapport à celle qui ne fait qu'intégrer ces mêmes données dans un catalogue collectif. Par exemple, si une bibliothèque municipale met en ligne un instrument de recherche, c'est son code qui est utilisé, même si cet instrument de recherche apparaît également dans le CCFr.
Bonne pratique
Cet identifiant est structuré de la manière suivante : FR suivi, s'il y a lieu, du préfixe du catalogue collectif, puis du numéro RCR de l'institution responsable de l'accès intellectuel, et enfin d'un numéro séquentiel géré par cet établissement (qui peut lui-même comprendre un préfixe et une partie variante) [sans extension .xml].
Cette valeur correspond à un fichier (01a) du catalogue des manuscrits de la Bibliothèque Sainte-Geneviève (RCR : 751052116) issu du projet national de rétroconversion du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France (CGMBPF)
Voir l'exemple complet [37]
Les principales informations bibliographiques sur l’instrument de recherche en EAD sont encodées dans l'élément Description du fichier <filedesc> [38]. Les règles de l'ISBD [39] s'appliquent pour cet élément et les éléments qu'il contient, en particulier pour l'articulation entre le titre propre et la mention de collection.
Voir exemple complet [35]
Les informations sur le titre de l’instrument de recherche encodé et sur les responsables de son contenu intellectuel sont données dans l'élément Mention de titre <titlestmt> [46].
Bonne pratique
La nature de l’instrument de recherche (mentions « catalogue », « inventaire », « notice », « répertoire »...) doit être mentionnée, soit dans <titleproper> [47] soit dans <subtitle> [48]
Exemples
1.
<titlestmt>
<titleproper>Inventaire des manuscrits du fonds Jacob</titleproper>
</titlestmt>
2.
<titlestmt>
<titleproper>Manuscrits de la collection Cassien</titleproper>
<subtitle>Catalogue détaillé</subtitle>
<titlestmt>
3. Voir exemple complet [51]
Le titre de l'instrument de recherche est donné dans l'élément Titre propre de l'instrument de recherche <titleproper> [52].
Bonne pratique
Dans le cas de catalogues divisés en plusieurs parties (tranches de cotes, tranches chronologiques, tranches alphabétiques, etc.), les informations relatives à la partie décrite relèvent du titre propre et doivent donc apparaître dans cet élément (Voir § 1.1.4.6.1 de l'ISBD intégré).
<titleproper>Catalogue des manuscrits de la bibliothèque d'Utopia-sur-Loire. Ms 1-250</titleproper>
Voir exemple complet [54]
Le sous-titre ou le complément du titre de l'instrument de recherche est donné dans l'élément Sous-titre <subtitle> [55]
Voir exemple complet [54]
Le nom des personnes ou des organismes responsables du traitement intellectuel de l’instrument de recherche est donné dans l'élément Auteur de l'instrument de recherche <author> [56]. Cet élément peut comprendre une courte mention sur la nature de la responsabilité. Il n'est pas répétable.
Exemples
Voir exemple complet [54]
Le nom des personnes ou des institutions qui ont soutenu, financé ou organisé tout ou partie du processus de création et de diffusion de l’instrument de recherche est indiqué dans l'élément Commanditaire <sponsor> [60].
Exemple
<sponsor>Encodé et mis en ligne grâce au soutien de l'Association des amis de Jacques Durand</sponsor>
Voir exemple complet [63]
Les informations sur l'édition de l’instrument de recherche sont données dans l'élément Mention d'édition <editionstmt> [64].
Bonne pratique
On utilise cet élément lorsque des modifications intellectuelles importantes ont été apportées à l'instrument de recherche et que l'on décide d'en publier une nouvelle édition. On utilise également cet élément pour signaler une édition électronique distincte d'une édition imprimée publiée parallèlement.
Si cet élément est utilisé, il contient au moins l'un des deux éléments suivants :
On utilise <edition> pour qualifier l'édition concernée. Si l'on souhaite préciser les changements significatifs apportés par rapport à l'édition précédente, on utilise l'élément <p>. Voir exemple complet [51].
Remarque
Ne pas confondre avec l'élément Description des révisions <revisiondesc> [67] qui sert à donner des informations sur les modifications apportées au sein d'une même édition. Les informations contenues dans <revisiondesc> sont plutôt à usage interne, alors que celles contenues dans <editionstmt> sont destinées à être affichées.
Les informations sur la publication ou la diffusion de l’instrument de recherche encodé sont données dans l'élément Mention de publication <publicationstmt> [68].
Bonne pratique
Les informations sont données en utilisant les éléments suivants :
Il est inutile d'utiliser l'élément Adresse <address> pour préciser les informations permettant de localiser la personne physique ou morale responsable de la publication.
Voir exemple complet [51]
Le nom de la personne morale ou physique responsable de l’édition ou de la distribution de l’instrument de recherche encodé est donné dans l'élément Éditeur <publisher> [72].
Voir exemple complet [74]
Sur les autres usages possibles de <publisher>, voir également la Fiche technique : description d'un document édité [75].
Les informations sur la date de publication de l’instrument de recherche encodé sont données dans l'élément Date <date> [76] au sein de l'élément Mention de publication <publicationstmt> [77].
Bonne pratique
On doit donner une valeur à l'attribut NORMAL.
Voir exemple complet [74]
Les informations sur l'ensemble bibliographique auquel appartient un instrument de recherche encodé (collection éditoriale ou série) sont données dans l'élément Mention de collection <seriesstmt> [78].
La mention de collection concerne l'instrument de recherche encodé et non le catalogue imprimé qui a servi de source à une rétroconversion. En cas de rétroconversion, la collection de l’instrument de recherche original est mentionnée parmi les informations sur l'encodage de l'instrument de recherche données dans l'élément Création <creation> [69].
Bonne pratique
Le nom de la collection est donné dans un élément Titre propre <titleproper> [79] pour permettre une bonne exploitation des métadonnées.
Si l'instrument de recherche appartient à plusieurs ensembles (par exemple, une collection nationale, une collection locale ou un ensemble thématique), on répète l'élément <seriesstmt>.
Exemples
Voir aussi exemple complet [51]
Les données qui complètent ou explicitent les informations données dans les éléments spécifiques de Description du fichier <filedesc> [80] sont encodées dans l'élément Mention de note <notestmt> [81].
Il contient un ou plusieurs éléments Note <note> [82]. Chaque note de nature différente doit donner lieu à un élément <note> distinct.
Usage spécifique : on peut utiliser cet élément pour faire des liens informatiques vers les autres instruments de recherche décrivant le reste des collections de l'établissement. Cette utilisation a été faite, par exemple, dans les fichiers du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France. Cela permet une navigation plus aisée entre les instruments de recherche d'une même institution dans le Catalogue collectif de France.
Exemple
Exemple inspiré du <notestmt> du 2e fichier informatique [83] (instance EAD) issu de la conversion des deux tomes du CGM décrivant les manuscrits de la bibliothèque municipale de Besançon : l'outil de publication limitant la taille des fichiers à 5 Mo, il a été nécessaire de scinder les données de ces deux tomes en 6 fichiers ; par ailleurs, on mentionne deux suppléments.
<notestmt>
<note>
<p>Autres fichiers issus de l'informatisation de cet ensemble de notices :
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01a.xml">Départements — Tome XXXII. Besançon. Tome I. Introduction - Fonds général (1) (No. 1-507) </extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01c.xml">Départements — Tome XXXII. Besançon. Tome I. Fonds général (3) (No. 1005-1296)</extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01d.xml">Départements — Tome XXXIII. Besançon. Tome II, Première partie. Collection Granvelle (No. 1-103)</extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01e.xml">Départements — Tome XXXIII. Besançon. Tome II, Première partie. Collection Chiflet (No. 1-208)</extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-01f.xml">Départements — Tome XXXIII. Besançon. Tome II, Seconde partie. Collection Droz, Fonds de l'Académie, Collection Dunand, Collection Baverel, Collection Paris, Collection Duvernoy</extref>
</p>
<p>Suppléments :
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-02a.xml">Départements — Tome XLV. Besançon. Supplément (No. 1297-1875)</extref>
<extref actuate="onrequest" href="FRCGMBPF-250566101-03a.xml"> Manuscrits grecs. Besançon (No. 6-22)</extref>
</p>
</note>
</notestmt>
Les informations concernant l'encodage de l'instrument de recherche, sa langue de rédaction et les règles de description adoptées sont données dans l'élément Description du profil <profiledesc> [84].
Bonne pratique
L'utilisation de l'élément <profiledesc> est fortement recommandée.
Les informations sont données dans les éléments suivants, dans l'ordre prescrit par la DTD :
Voir exemple complet [88]
Les informations sur l’encodage de l’instrument de recherche sont données dans l'élément Création <creation> [89].
Bonne pratique
L'élément <creation> doit toujours être renseigné pour :
On peut mentionner dans cet élément le nom de l'encodeur s'il est différent de l'auteur de l'instrument de recherche, ainsi que la date de l'encodage.
Exemples
Voir aussi exemple complet [51]
La ou les langues dans lesquelles a été rédigé l’instrument de recherche sont mentionnées dans l'élément Langue utilisée <langusage> [90].
Bonne pratique
À l'intérieur de <langusage> on utilise un élément Langue <language> pour encoder chaque langue et en permettre une exploitation, en particulier lors d'export de métadonnées. On qualifie chaque élément <language> grâce à l'attribut LANGCODE pour donner le code ISO 639-2b de chaque langue correspondante.
Remarque
Si l'on souhaite effectuer une extraction des métadonnées de l'instrument de recherche au format Dublin Core grâce à l'attribut ENCODINGANALOG (voir fiche technique exports et interopérabilité [91]), il est recommandé d'utiliser ENCODINGANALOG pour qualifier l'élément <language>, afin d'exploiter la valeur normalisée de l'attribut LANGCODE. ENCODINGANALOG a alors pour valeur "language" (voir exemple 2).
Voir aussi exemple complet [51]
Les règles, normes et conventions utilisées pour la description et l'indexation des unités documentaires sont précisées dans l'élément Règles de description <descrules> [92].
Bonne pratique
En catalogage courant, il est recommandé d'utiliser cet élément.
Les informations sur les changements ou les modifications apportés à l’instrument de recherche encodé sont données dans l'élément Description des révisions <revisiondesc> [93]. Les modifications décrites dans <revisiondesc> doivent concerner uniquement l'édition en cours.
Bonne pratique
Il est déconseillé d'utiliser l'élément Liste <list> [94] pour détailler ces modifications. On doit utiliser l'élément Modification <change> [95] qui permet de préciser la date et la nature de ces modifications dans des sous-éléments Date <date> [96] et Item <item> [97] respectivement. Ces modifications doivent être présentées dans l'ordre chronologique inversé afin que les plus récentes apparaissent en premier.
Voir exemple complet [88]
Les textes liminaires relatifs à l’instrument de recherche – et non aux documents en cours de description qui relèvent de la Description archivistique <archdesc> [98] – sont encodés dans l'élément Préliminaires <frontmatter> [99].
On peut donner dans cet élément une page de titre, une préface, une dédicace, des tables de concordance, etc. Les informations contenues dans <frontmattter> sont des données textuelles très peu structurées.
Bonne pratique
On n'utilise l'élément <frontmatter> que dans le cadre d'une rétroconversion d'un instrument publié, pour y conserver une préface, ou bien lorsque l'on prévoit une édition papier pour un instrument de recherche créé directement en EAD et que l'on souhaite des parties introductives.
L'utilisation de Page de titre <titlepage> [100] dans <frontmatter> est déconseillée dans la mesure où une page de titre peut être générée automatiquement à partir des éléments contenus dans Description du fichier <filedesc> [101] grâce à une feuille de style.
Exemple
<frontmatter>
<div>
<head>Préface</head>
<p>La formation de la bibliothèque actuelle du Muséum d'histoire naturelle remonte à l'année 1793, c'est-à-dire à l'époque où, par un décret du 10 juin, le « Jardin national des plantes et le Cabinet d'histoire naturelle de Paris » furent transformés et réunis sous le nom de <emph render="italic">Muséum d'histoire naturelle.</emph> Peu avant ce décret, G. Toscan avait publié une petite brochure intitulée : <emph render="italic">Mémoire sur l'utilité de l'établissement d'une bibliothèque au Jardin des plantes</emph> (Paris, 1793, an II, in-12, 24 p.), où étaient exposés les moyens par lesquels la bibliothèque d'histoire naturelle pouvait être créée.</p>
<p>……</p>
</div>
</frontmatter>
Les sections de texte à l'intérieur de l'élément Préliminaires <frontmatter> [102], par exemple une préface, des remerciements ou des instructions pour utiliser un instrument de recherche, sont encodées dans l'élément Subdivision de texte <div> [103].
On utilise un élément de mise en forme de texte, notamment l'élément Paragraphe <p> [104], pour saisir le texte, éventuellement précédé d'un élément Intitulé <head> [105].
Voir l'exemple dans la fiche Préliminaires <frontmatter> [102].
Selon les recommandations DeMArch (§ 1.4)
Une description de manuscrits et d’archives peut se limiter à une description globale, ou s’articuler selon une structure à plusieurs niveaux, comprenant une description d’ensemble complétée par des descriptions des parties composantes. À l’intérieur d’un ensemble de documents,
l’institution peut choisir de décrire certaines parties, voire certaines pièces, avec plus de détails que d’autres. Un document isolé peut également être décrit avec plus ou moins de détail.[...]
Dans une description à plusieurs niveaux, les informations fournies à chaque niveau hiérarchique concernent le niveau décrit et, par héritage, ses niveaux subordonnés. Le principe selon lequel une information doit être adaptée à son niveau de description implique que les informations communes aux composants doivent être données au plus haut niveau approprié — sans les répéter aux niveaux inférieurs — et que, à l’inverse, une information relative à l’un des composants doit être donnée uniquement au niveau de ce composant et non au niveau supérieur.
La description archivistique est contenue dans l'élement <archdesc>. La hiérarchisation se traduit par l'imbrication, à l'intérieur de <archdesc> (qui correspond à la description de plus haut niveau), de composants <c> regroupés dans un <dsc> unique.
<archdesc>
[éléments de description du fonds ou de la collection]
<dsc>
<c>
<c>
<c>...</c>
<c>...</c>
</c>
<c>
<c>...</c>
</c>
<c>...</c>
</c>
</dsc>
</archdesc>
Le niveau archivistique de l’unité de description s'exprime en EAD par l'attribut LEVEL ou une combinaison de l'attribut LEVEL et de l'attribut OTHERLEVEL. L'EAD fournit pour l'attribut LEVEL une liste fermée de valeurs correspondant aux principaux niveaux archivistiques. Si aucune de ces valeurs ne convient, on saisit dans LEVEL la valeur "otherlevel" (autre niveau), et on indique cet autre niveau dans l'attribut OTHERLEVEL.
L'attribut LEVEL est obligatoire dans <archdesc> [28] et facultatif dans <c> [106].
Les niveaux de description les plus fréquents sont les suivants :
Autres valeurs proposées par l'EAD :
Les valeurs d'OTHERLEVEL ne font pas l'objet d'une liste fermée. Elles peuvent donc être créées, selon les besoins, par l'établissement ou le réseau, et devront être précisées dans les règles de catalogage (<descrules> [107]) afin de les partager avec les collègues, et notamment communiquées au CCFr en même temps que les fichiers XML/EAD.
Exemples de valeurs possibles, dans le cadre d'un établissement ou d'un réseau spécifique :
Les valeurs conventionnelles suivantes, utilisées dans le cadre de l'informatisation du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France, ne doivent pas être utilisées en catalogage courant :
Bonne pratique
Dans l'élément <archdesc> [108] les valeurs les mieux adaptées sont les suivantes :
La valeur "recordgrp" peut être utilisée dans le cas de tranches de cotes, lorsque l'instance EAD ne correspond ni à un fonds ni à une collection (regroupement non-organique de manuscrits, par exemple lorsque les données d'une collection volumineuse sont réparties entre plusieurs instances).
Remarque : toutes les autres valeurs sont déconseillées.
Dans l'élément <c> [106] la mention du niveau de description n'est pas obligatoire, mais elle est souhaitable chaque fois que l'information peut être utile pour le catalogueur, ou pour une exploitation informatique (extraction, affichage ou export éventuels).
Le corps de l’instrument de recherche, c’est-à-dire la description archivistique des documents eux-mêmes (fonds d’archives, collection de manuscrits), est contenu dans l'élément englobant Description archivistique <archdesc> [109].
Bonne pratique
L’élément <archdesc> ne peut pas contenir de texte libre mais uniquement d'autres éléments. Il contient la totalité de la description archivistique, organisée en plusieurs niveaux de description :
Les informations sur les regroupements hiérarchiques des documents en cours de description sont rassemblées sous l'élément englobant Description des sous-composants <dsc> [116].
Dans les usages, <dsc> est contenu dans Description archivistique <archdesc> [108] et regroupe les composants qui constituent le corps de la description archivistique.
Bonne pratique
L'élément Description des sous-composants <dsc> ne doit être utilisé que comme élément fils de <archdesc> [108]. Il doit être unique pour l'ensemble de l'instrument de recherche et ne contenir que des composants <c> [106].
Bonne pratique
On utilise l'élément Composant <c> (non numéroté), et non les éléments <c01>, <c02>, <c03>, etc. qui ne sont pas pris en compte par les outils collectifs français. Par ailleurs, l'utilisation des éléments <c01>, <c02>, <c03>, etc. contraindrait à une renumérotation en cas de modification de la structure.
Tout élément <c> doit contenir une valeur pour l'attribut ID.
Pour construire les identifiants des composants il convient de se référer à la pratique utilisée dans l'établissement ou dans le réseau au sein duquel on travaille. Pour une exploitation optimale il est recommandé de créer des identifiants uniques au sein de l'établissement.
Remarque
Il est inutile de prévoir une incrémentation stricte des identifiants.
Exemples
2. Exemple tiré du CGM. L'identifiant sert à créer l’URL http://ccfr.bnf.fr/portailccfr/jsp/index_view_direct_anonymous.jsp?record=eadcgm:EADC:D12030024 [121], qui permet d’accéder directement à son contenu
Les données principales d'identification et de description sont regroupées dans un élément Identification et description <did> [123].
Cet élément ne peut pas contenir de texte libre mais d'autres éléments, parmi lesquels, notamment : Identifiant de l'unité documentaire <unitid> [124], Intitulé de l'unité documentaire <unittitle> [125], Date de l'unité documentaire <unitdate> [126], Description physique <physdesc> [127], Langue des unités documentaires <langmaterial> [128] et Origine <origination> [129]. On trouve aussi les éléments Organisme responsable de l'accès intellectuel <repository> [130], Localisation physique <physloc> [131] et Particularités de certains types de documents <materialspec> [132].
Suivant le niveau de description, et la complétude variable des descriptions, tous ces éléments ne sont pas nécessairement présents.
Bonne pratique
Un élément <did> doit contenir obligatoirement au moins l'un des deux éléments suivants:
Exemples
1.
L'institution ou l'organisme responsable des unités documentaires décrites est indiqué(e) dans l'élément Organisme responsable de l'accès intellectuel <repository> [133].
La plupart du temps, <repository> est utilisé au niveau de l'élément Description archivistique <archdesc> [108] uniquement.
Remarque
Dans la plupart des cas, c'est le même établissement qui est responsable de l'accès intellectuel (traitement des documents et rédaction de l'instrument de recherche) et de l'accès physique. Dans le cas contraire (externalisation du stockage ou de la communication des archives, archivage pérenne de données électroniques), la localisation physique des unités documentaires doit être précisée dans Localisation physique <physloc> [134], et les conditions éventuelles d'accès dans Restrictions d'accès <accessrestrict> [135].
Exemples
On encode dans l'élément Origine <origination> [137] la mention des producteurs au sens archivistique du terme, c'est-à-dire la ou les personnes physiques ou collectivités qui ont produit, rassemblé ou constitué un fonds ou une collection dans l'exercice de leur activité avant l'entrée de ce fonds dans une institution de conservation.
Bonne pratique
Remarques
Exemples
<did>
<unittitle>Fonds Saint-Pol-Roux</unittitle>
<origination><persname role="producteur" authfilenumber="026669854" source="Sudoc" rules="AFNOR" normal="Saint-Pol-Roux (1861-1940)">Saint-Pol-Roux</persname></origination>
</did>
<custodhist><p>Le manoir du poète a été pillé en juin 1940 et bombardé en août 1944. Divine Saint-Pol-Roux a toutefois pu sauver une partie de l'oeuvre de son père dont une masse considérable de manuscrits inédits.</p></custodhist>
<acqinfo><p>Don de la fille de l'auteur, Divine Saint-Pol-Roux, en 1971.</p></acqinfo>
L'identifiant de l'unité documentaire est indiqué dans l'élément Identifiant de l'unité documentaire <unitid> [144].
Bonne pratique
Cet identifiant est obligatoire au premier niveau d'une description à plusieurs niveaux ou dans une description à un seul niveau.
L'élément <unitid> est répétable et dans tous les cas doit obligatoirement comporter un attribut TYPE. Celui-ci ne peut avoir que trois valeurs: "cote", "ancienne cote", "division".
Les préfixes éventuels (exemple: nom de fonds, Ms, Liasse, Carton...) sont considérés comme partie intégrante de la cote et sont donc saisis dans l'élément, et non dans un attribut LABEL.
Cotes
<unitid type="cote"> : non répétable. Utilisé pour toute cote actuelle, ou tout identifiant en tenant lieu. Il peut s'agir d'une cote simple, d'une séquence de plusieurs cotes (continue ou discontinue), ou d'un identifiant temporaire servant de cote provisoire en attendant la cotation définitive (par exemple un numéro d'entrée ou un numéro d'inventaire, qui, une fois la cotation définitive effectuée, doit être mentionné dans l'élément Modalités d'entrée <acqinfo> [139].
Exemples
Cotes complexes
Il arrive parfois qu'une seule unité documentaire corresponde à un groupe de cotes très fourni et en séquence discontinue. Par exemple, plusieurs lettres autographes d'un même auteur achetées dans des ventes différentes ont pu recevoir chacune leur propre cote; le catalogueur souhaite néanmoins les décrire comme un ensemble. Il peut s'agir également d'un manuscrit formant une seule unité intellectuelle (par exemple une Bible) qui a été à un moment donné de son histoire séparé en trois volumes, lesquels ont reçu des cotes non adjacentes.
<unitid type="cote">Ms 33-1, Ms 100, Ms 33-2</unitid>
Pour pouvoir procéder à une interrogation par cote, chaque cote doit être indexée individuellement. Plusieurs solutions sont possibles.
Si ces cotes sont peu nombreuses, et que le moteur de recherche de l'interface fonctionne en recherche par mot, il faut énumérer ces cotes les unes à la suite des autres dans un même élément <unitid type="cote"> comme dans l'exemple ci-dessus.
Si ces cotes sont trop nombreuses pour que cette énumération soit acceptable, ou bien si le moteur de recherche n'indexe que l'ensemble du contenu de l'élément <unitid>, il convient alors de créer pour chaque cote un niveau hiérarchique subordonné, c'est-à-dire un élément Composant <c> [145] inclus dans l'élément décrivant l'ensemble.
Exemple : Plan de grand format dans un dossier
<c>
<did>
<unittitle>Scénographie</unittitle>
</did>
<c>
<did>
<unitid type="cote">4-COL-22 (321)</unitid>
<unittitle>Notes de travail</unittitle>
</did>
</c>
<c>
<did>
<unitid type="cote">GFOL-COL-22 (12)</unitid>
<unittitle>Plan</unittitle>
</did>
</c>
</c>
Cotes anciennes
<unitid type="ancienne cote"> : répétable.
Utilisé pour toute ancienne cote attribuée par l'institution de conservation et identifiée comme telle de façon certaine.
Exemples
Toute information textuelle nécessaire à l'explicitation de ces anciennes cotes doit être donnée dans l'élément Informations sur le traitement <processinfo> [146].
Exemple
<c>
<did>
<unitid type="cote">Ms 6615</unitid>
<unitid type="ancienne cote">4° DM 133</unitid>
<unittitle><persname role="070" normal="Dombey, Joseph (1742-1794)" source="Sudoc" authfilenumber="077806654">Joseph Dombey</persname>. « Descriptions de plantes nouvelles de l’Amérique espagnole »</unittitle>
</did>
<processinfo><p>Document ayant été coté avec les ouvrages imprimés de la collection Delessert, à l’arrivée de la collection vers 1900 ; recoté en manuscrit vers 1965.</p></processinfo>
</c>
Les anciennes cotes antérieures à l'entrée dans l'institution et toute information textuelle nécessaire à leur explicitation doivent être mentionnées dans l'élément Historique de la garde des documents <custodhist> [138]. Si ces cotes sont significatives pour la recherche, elles peuvent aussi être données dans <unitid type="ancienne cote">.
Exemple
<did>
<unitid type="cote">Latin 11514</unitid>
<unitid type="ancienne cote">S. Mauri Fossaten. n° 10</unitid>
<unittitle>Biblia. Vetus Testamentum.</unittitle>
</did>
<custodhist><p>Abbaye Saint-Maur-des-Fossés</p></custodhist>
Divisions intellectuelles ou matérielles
<unitid type="division"> : non répétable.
Utilisable quel que soit le niveau de description, pour tout identifiant ne prenant sens que par rapport à une cote actuelle. Il peut s'agir d'une division intellectuelle ou d'une division matérielle, simple, ou complexe, en séquence continue ou discontinue. Les préfixes sont saisis dans l'élément.
Exemples
Remarques
Lorsque l'unité documentaire a fait l'objet d'un document de substitution total ou partiel (microfilm, numérisation...), l'identifiant de ce dernier figure dans l'élément Existence et localisation des reproductions <altformavail> [147].
Lorsque les identifiants sont de nature strictement topographique (tels qu'un numéro d'étagère, d'armoire...), ils sont à encoder dans l'élément Localisation physique <physloc> [134].
Attributs
L'intitulé de l'unité documentaire décrite est mentionné dans l'élément <unittitle> [148].
Bonne pratique
L'élément <unittitle> n'est pas répétable. On n'utilise pas d'attribut TYPE.
Exemples
Remarque
Lorsque l'intitulé de l'unité documentaire comprend la date de création, celle-ci peut être encodée dans un élément Date de l'unité documentaire <unitdate> [149] inclus dans l'élément <unittitle>.
Exemple
<unittitle>"Terrier de Figeac de l'an <unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1395">1395</unitdate>"</unittitle>
Bonne pratique
Les titres d'oeuvres, les noms de personne ou de collectivité, les noms géographiques, les sujets et autres termes pouvant servir de points d'accès, qui figurent dans l'intitulé de l'unité documentaire décrite, doivent chaque fois que cela est possible être balisés dans des éléments d'indexation spécifiques, inclus dans l'élément <unittitle>. Voir la section sur l'indexation [140].
Exemples
Bonne pratique
Un élément <unittitle> ne peut contenir qu'un seul élément Titre <title> [150] pour une même oeuvre. Lorsque, à des fins d'indexation et de recherche, le catalogueur souhaite faire figurer dans la description plusieurs formes de titre pour une même oeuvre (par exemple une translittération, un titre conventionnel, un titre traduit...), il doit en choisir une seule (encodée comme <title>) pour l'élément <unittitle>. Les autres formes de titre peuvent apparaître dans des balises <title> dans d'autres éléments de description (par exemple la description du contenu : voir l'élément Description du contenu <scopecontent> [143]) ou dans les éléments d'indexation (voir le chapitre sur l'indexation [140]).
Exemples
Dérogation à la bonne pratique : lorsque le contenu de <unittitle> ne correspond pas à un titre d'œuvre, et que l'on souhaite néanmoins indexer une forme alternative de cet intitulé (translittération, traduction), il est nécessaire de répéter <unittitle> et d'y indiquer cette forme alternative. On utilise un attribut TYPE pour préciser la nature de chacun des <unittitle>.
Les valeurs possibles pour l'attribut TYPE sont :
Exemple
<c>
<did>
<unitid>F delta res 828</unitid>
<unittitle type="traduction">Emigration ukrainienne à l'étranger</unittitle>
<unittitle type="non-latin originel">Украинская эмиграция</unittitle>
</did>
</c>
La date de création d'une unité documentaire est encodée dans l'élément Date de l'unité documentaire <unitdate> [152].
Exemples :
Attributs
ERA et CALENDAR
TYPE et DATECHAR
NORMAL
A des fins d'indexation et de recherche, on doit obligatoirement utiliser l'attribut NORMAL pour donner la date selon le calendrier grégorien, et sous forme normalisée (norme ISO 8601), c'est-à-dire AAAAMMJJ (date simple) ou AAAAMMJJ/AAAAMMJJ (fourchette de dates).
Attention : dans le cas où l'élément ne contient que "s.d." ou "sans date", sans aucune autre indication, il est tout de même recommandé d'indiquer une valeur approximative dans l'attribut normal pour permettre une indexation correcte de cet élément. On rappelle que la valeur "sans date" est déconseillée dans les règles de description : on doit toujours donner une date, même approximative, à un document.
Remarque
Il est possible d'indiquer la valeur de l'attribut NORMAL sous la forme ISO 8601 étendue, c'est-à-dire avec un tiret entre l'année et le mois, et un tiret entre le mois et le quantième. Ce format est plus facile à relire et permet de distinguer le tiret de séparation des mois et quantièmes de la barre oblique qui sépare la date de début de la date de fin. Dans ce cas, il est nécessaire de s'assurer que l'outil d'indexation utilisé sait reconnaître le format étendu.
Exemples
Encoder des dates multiples
Exemple
Correspondance. 1924, 1954-1975
est encodé ainsi :
<c>
<did>
<unittitle>Correspondance</unittitle>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1924">1924</unitdate>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1954/1975">1954-1975</unitdate>
</did>
</c>
Encoder des dates approximatives
Exemples
Attribut CERTAINTY
Dates de création enchâssées dans un intitulé
Exemples
Néanmoins on peut aussi choisir de répéter la date dans un élément séparé.
Exemple
<unittitle>"Denombrement de tous les hommes, femmes, garçons, filles, valets, servantes et estrangers du gouvernement de Valenciennes... dedié à monseigneur de Magalotti, lieutenant general des armées du Roy et gouverneur de Valenciennes, par son treshumble, tresobeissant et tresfidelle serviteur A. Despretz, en Xbre 1688"</unittitle>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="168812">Décembre 1688</unitdate>
En revanche, il ne faut surtout pas tronquer l'intitulé comme ceci :
<unittitle>"Denombrement de tous les hommes, femmes, garçons, filles, valets, servantes et estrangers du gouvernement de Valenciennes... dedié à monseigneur de Magalotti, lieutenant general des armées du Roy et gouverneur de Valenciennes, par son treshumble, tresobeissant et tresfidelle serviteur A. Despretz, en</unittitle> <unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="168812">Xbre 1688"</unitdate>
Exemple
<c>
<did>
<unittitle>Journal des conseils de Mgr le duc du Maine, par son intendant Brillon</unittitle>
</did>
<c>
<did>
<unittitle><unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1717/1718">Années 1717-1718</unitdate></unittitle>
</did>
</c>
<c>
<did>
<unittitle><unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="17190101/17190430">Année 1719, 1er janvier-avril</unitdate></unittitle>
</did>
</c>
</c>
La langue des unités documentaires est mentionnée dans l'élément Langue des unités documentaires <langmaterial> [154] (non répétable) et dans son sous-élément Langue <language> [155].
L'élément <language> est répétable, autant de fois que nécessaire.
Bonne pratique
On doit utiliser dans <language> l'attribut LANGCODE pour donner le code ISO 639-2b de la langue.
Exemples
Exemple
<langmaterial><language langcode="oci">Gascon</language></langmaterial>
Système d'écriture
Exemples
Exemples
La description des particularités d'écriture, notamment la paléographie, fait partie de la description physique du document (voir l'élément Description physique <physdesc> [142] et ses sous-éléments).
La description physique d'une unité documentaire est encodée dans un élément Description physique <physdesc> [157].
<physdesc> peut contenir du texte libre ainsi que des éléments spécialisés, comme Importance matérielle <extent> [158], Dimensions <dimensions> [159], et Particularité physique <physfacet> [160] (ce dernier élément toujours pourvu d'un attribut TYPE approprié). L'élément d'indexation Genre et caractéristiques physiques <genreform> [161] peut également être utile au sein de <physdesc> dans le cas où l'on souhaite indexer au fil du texte des typologies matérielles ou des techniques.
Bonne pratique
Lorsque le contenu de <physdesc>, entièrement ou en partie, correspond clairement à l'un des éléments spécialisés, il faut utiliser cet élément spécialisé (Importance matérielle <extent> [162], Dimensions <dimensions> [159], Particularité physique <physfacet> [160]).
Exemple
<physdesc>
<extent>11 f.</extent>
<dimensions>350 x 250 millimètres</dimensions>
<physfacet type="support">papier</physfacet>
<physfacet type="reliure">Portefeuille</physfacet>
</physdesc>
Exemples
Cependant les choix opérés par le catalogueur doivent rester en conformité avec les pratiques de l'établissement et le paramétrage de l'outil d'indexation et d'affichage. L'encodage de la description physique selon des modes variables a en effet des conséquences en termes d'indexation différenciée et donc de possibilités d'interrogations limitées à certains champs, en termes de souplesse d'affichage, etc.
Cf. section sur la granularité [163] ainsi que la fiche technique publication et affichage [164].
Pour donner des informations sur l'importance matérielle d'une unité documentaire, on utilise l'élément Importance matérielle <extent> [165].
Bonne pratique
Le plus souvent, toutes les indications d'importance matérielle sont regroupées dans un seul élément <extent>, sans attribut.
Exemples
Exemples
Si l'unité de comptage relève d'une technique (exemple : 11 aquarelles), voir aussi l'élément Description physique <physdesc> [166] et l'élément Particularité physique <physfacet> [167] comprenant l'attribut type="technique".
Les dimensions d'une unité documentaire sont indiquées dans l'élément Dimensions <dimensions> [168].
Bonne pratique
Sauf besoins particuliers, il est inutile de dissocier les différentes composantes des mesures (par exemple, hauteur et largeur), ou d'utiliser les attributs UNIT et TYPE.
Exemples
Les indications de support, matériau, technique, écriture, codicologie, réglure, marginalia, illustration, décoration, sceau, estampille, reliure et conditionnement sont encodées dans l'élément <physfacet> [169].
Bonne pratique
L'élément <physfacet> doit comporter un attribut TYPE.
Support : <physfacet type="support">, non répétable.
Exemples
Matériau : <physfacet type="matériau">, non répétable
Exemple
<physdesc>
<extent>1 marionnette composée de 17 éléments</extent>
<dimensions>680 mm</dimensions>
<physfacet type="matériau">bois, yeux en pâte de verre ; peinture grise, rouge, blanche, noire et dorée</physfacet>
</physdesc>
Technique : <physfacet type="technique">, non répétable
Exemples
Écriture : <physfacet type="écriture">, non répétable
On utilise cet élément pour décrire toutes les caractéristiques paléographiques de l'écriture au sens large.
Exemples
L'indication du système d'écriture utilisé dans le document peut également être précisé dans l'élément <language> [170].
Codicologie : <physfacet type="codicologie">, non répétable
Exemples
Réglure : <physfacet type="réglure">, non répétable
Exemples
Marginalia : <physfacet type="marginalia">, non répétable.
Utilisé pour tous les éléments textuels ou figurés présents dans les marges du document décrit et en rapport avec son contenu. Ces éléments peuvent être contemporains ou postérieurs à la production du document. Les autres éléments en marge peuvent être notamment décrits dans Historique de la garde des documents <custodhist> ou Description du contenu <scopecontent>.
Exemples
Exemples
Décoration : <physfacet type="décoration">, non répétable.
Exemples
<physfacet type="décoration">Sarlawh formé d'une bande avec cartouche doré laissé vide sur fond bleu orné d'arabesques et de motifs floraux, coupole [...] bordée d'un filet doré autour duquel est écrit le second colophon (f. 481)</physfacet>
Il est parfois difficile de faire la distinction entre ce qui relève de la décoration et ce qui relève de l'illustration. Selon la nature du document et la tradition de l'établissement, le catalogueur peut choisir de privilégier l'une ou l'autre des notions.
Sceaux : <physfacet type="sceau">, non répétable
Exemples
Estampille : <physfacet type="estampille">, non répétable.
Attention : les indications relatives aux anciens possesseurs doivent figurer (aussi) dans l'élément Historique de la garde des documents <custodhist> [172].
Exemple
<physfacet type="estampille">Estampille de la Bibliothèque royale (Ancien régime, à partir du XVIIe s.), modèle identique à Josserand-Bruno, p. 264-265, type A n° 1.</physfacet>
Reliure : <physfacet type="reliure">, non répétable.
Exemples
Conditionnement : <physfacet type="conditionnement">, non répétable.
Exemples
Les données spécifiques à un type ou une forme de documents, pour lesquelles aucun autre élément de description ne convient, sont indiquées dans l'élément Particularités de certains types de documents <materialspec> [173].
Ces particularités peuvent notamment inclure des données mathématiques comme une échelle pour des documents cartographiques ou d'architecture, des données juridictionnelles et relatives à la valeur faciale pour des documents philatéliques, ou des données de présentation pour des documents musicaux.
Bonne pratique
On utilise l'attribut TYPE pour indiquer la nature des données.
Remarque
Les données relatives à la durée sont notées dans l'élément Importance matérielle <extent type="durée"> [162] ; de même, les caractéristiques matérielles particulières qui affectent l'utilisation de l'unité documentaire sont indiquées dans l'élément Caractéristiques matérielles et contraintes techniques <phystech> [174].
Exemple
<did>
<unitid>planches 1 à 16</unitid>
<unittitle>"N°365. Loire, Rhône. R. n° 8. Généralité de Lyon. n° 1. Route de Paris à Lyon par Roanne. 16 cartes".</unittitle>
<physdesc><dimensions>Chaque planche mesure environ 85 x 60 cm</dimensions></physdesc>
<materialspec type="échelle">Echelle de 11 cm pour 500 toises, soit 1:8863</materialspec>
</did>
La manière dont les unités documentaires décrites sont conditionnées par l'institution de conservation est indiquée dans l'élément Unité de conditionnement <container> [175].
Attention : cet élément est très peu utilisé dans les institutions françaises. Ne pas confondre avec les élements Identifiant de l'unité documentaire <unitid> [176], Particularité physique <physfacet type="conditionnement"> [177], ou Localisation physique <physloc> [134].
Exemples
Les informations permettant d’identifier le lieu où les unités documentaires décrites sont stockées peuvent être indiquées, si nécessaire, dans l'élément Localisation physique <physloc> [178].
Il peut s'agir par exemple de la mention du dépôt d'un fonds dans une autre institution.
Exemple
Il peut également s'agir de la mention du nom ou numéro du bâtiment, du magasin, ou toute autre indication de lieu physique, particulièrement lorsque cette localisation affecte la communication. Dans ce cas, les restrictions d'accès découlant de la localisation physique sont mentionnées dans l'élément Restrictions d'accès <accessrestrict> [135].
Remarque
On n'utilise pas <physloc> pour identifier l’institution ou l’organisme responsable de l’accès intellectuel aux unités documentaires décrites, mais l'élément Organisme responsable de l'accès intellectuel <repository> [141]. On n'utilise pas non plus <physloc> dans le cas d'un transfert de propriété : voir l'élément Note <note type="absent"> [179].
Les informations relatives à la vie d'un individu, d'une famille, ou à l'histoire administrative d'une collectivité sont encodées, chaque fois que nécessaire pour la bonne compréhension des documents décrits, dans l'élément Biographie ou histoire <bioghist> [180].
Bonne pratique
Ces informations sont de préférence rédigées sous forme de paragraphes de texte, encodés dans des éléments Paragraphe <p> [104].
On déconseille l'utilisation à l'intérieur de <bioghist> de l'élément Liste chronologique <chronlist> [181]. On déconseille également l'emboîtage ou la répétition de plusieurs éléments <bioghist> : il est préférable d'utiliser un seul élément <bioghist> par unité documentaire.
Remarque : Le plus souvent, <bioghist> contient des informations relatives au producteur du fonds, identifié dans l'élément Origine <origination> [182]. Par conséquent, l'emploi de <bioghist> est plus fréquent au haut niveau de la description mais il peut cependant exister à tous les niveaux.
Exemples
Des informations complémentaires à celles qui sont contenues dans l'élément Description et identification <did> et relatives au contenu, à la portée, au sujet, à la forme, à la nature et à l'état génétique de l'unité documentaire décrite peuvent être données dans l'élément Présentation du contenu <scopecontent> [184].
Bonne pratique
Il est recommandé de rédiger ces informations sous forme de paragraphes de texte, encodés dans des éléments Paragraphe <p> [104] de préférence à un élément Liste <list> [185].
Il est par ailleurs déconseillé d'utiliser plusieurs éléments <scopecontent> dans un même niveau de description, que ce soit par répétition ou emboîtement.
Lorsque ces informations font apparaître une architecture intellectuelle ou matérielle, il est recommandé de créer des niveaux de description subordonnés plutôt que d'utiliser l'élément <scopecontent>. <scopecontent> est réservé à une description synthétique ; une description analytique ou une énumération seront encodées dans des sous-niveaux définis par des Composants <c>, en particulier lorsqu'elles mentionnent des identifiants (numéros de feuillets, etc.). De ce fait l'usage des éléments Intitulé de l'unité documentaire <unittitle> et Date de l'unité documentaire <unitdate> est déconseillé dans les paragraphes de <scopecontent>.
Remarques
Exemples
3. Poésie dont le premier vers est mis en citation dans la description du contenu.
4.
Toutes les informations sur la structure, l'ordre ou le plan de classement de l'unité de description sont encodées dans l'élément Classement <arrangement> [187].
L'utilisation de cet élément est possible à tous les niveaux d'une description hiérarchisée, mais plus fréquente dans les hauts niveaux de description.
Bonne pratique
L'élément <arrangement> contient un ou plusieurs éléments de mise en forme de texte, notamment l'élément Paragraphe <p> [104].
Remarque
Les informations relatives à tous les autres traitements intellectuels ou physiques sont encodées dans l'élément Informations sur le traitement <processinfo> [146].
Exemples
6. Exemple d'utilisation conjointe des balises <arrangement> et <processinfo>
Toutes les informations sur la structure, l'ordre ou le plan de classement originels de l'unité de description sont encodées dans l'élément Plan de classement <fileplan> [188].
L'utilisation de cet élément est possible à tous les niveaux d'une description hiérarchisée, mais plus fréquente dans les hauts niveaux de description.
Bonne pratique
L'élément <fileplan> contient un ou plusieurs éléments de mise en forme de texte, notamment l'élément Paragraphe <p> [104].
Remarque
Le plan de classement choisi par l'institution de conservation, en particulier s'il diffère de la structure originelle est encodé dans l'élément Classement <arrangement> [189].
Exemples
Les informations impossibles à entrer telles quelles dans d'autres éléments plus précis de l'EAD sont données dans l'élément Autres données descriptives <odd> [190].
Bonne pratique
L'usage en description courante est déconseillé. On privilégiera toujours l'utilisation d'un élément plus pertinent.
Remarque
Cet élément a été conçu pour des opérations de rétroconversions d'instruments de recherche mais n'a jamais été utilisé dans les grands projets de rétroconversions de catalogues de manuscrits en France.
Usage spécifique : les identifiants qui ne sont pas de nature archivistique peuvent être donnés dans <odd>. Si ces identifiants sont significatifs pour la recherche, ils peuvent être donnés dans un élément <num> typé.
Exemples
1. Références pour les documents audiovisuels
<did>
<unitid type="cote">AP-2675</unitid>
<unittitle>Chants traditionnels malgaches</unittitle>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1931">1931</unitdate>
<physdesc>
<extent type="nombre d'unités">1 disque</extent><physfacet type="technique">(78 t, aig.)</physfacet>; <dimensions>25 cm</dimensions>
</physdesc>
</did>
<odd><p>
<num type="numéro de matrice">AP3837-AP3838</num>
<num type="numéro de face">373A-373B</num>
<num type="référence dans la marque">Pathé X 96156</num></p>
</odd>
2. ISBN dans le cas spécifique d'une description détaillée d'un document édité.
<odd type="ISBN"><p><num>2-86889-006-7</num></p></odd>
Si l'unité documentaire décrite est soumise à des restrictions de communication (conditions de consultation imposées par les ayants-droit ou par l'institution de conservation suivant des obligations contractuelles, réglementaires ou légales), celles-ci sont données dans l'élément Conditions d’accès <accessrestrict> [191].
Bonne pratique
À l’intérieur de cet élément <accessrestrict>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
L'usage de l'élément Statut juridique <legalstatus> [193] est déconseillé car il surcharge inutilement l'encodage.
Exemples
Pour signaler l’absence permanente du document décrit (disparition constatée, destruction accidentelle, transfert définitif ou dépôt) on saisit l'information dans un élément Note <note> [194].
Bonne pratique
L’attribut TYPE de l'élément <note> aura toujours pour valeur "absent".
À l’intérieur de cet élément <note>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [195].
En dehors de cet unique usage, on ne doit jamais utiliser l'élément <note> dans Description archivistique <archdesc>.
Exemples
S'il existe des caractéristiques matérielles particulières qui affectent l'utilisation de l'unité documentaire, on les indique dans l'élément Caractéristiques matérielles et contraintes techniques <phystech> [196].
Outre ces caractéristiques matérielles particulières (ex. 1, 2), on peut employer l'élément <phystech> pour signaler l’utilisation d’équipements particuliers pour la consultation (ex. 3), notamment la configuration matérielle et logicielle de documents électroniques ou les caractéristiques techniques de documents audiovisuels (ex. 4, 5).
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <phystech>, on donne les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
Remarques
Exemples
Si la reproduction ou l’utilisation d’une unité documentaire est soumise à condition, on donne ces informations en utilisant l’élément Conditions d'utilisation <userestrict> [199].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <userestrict>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
Exemples
Pour rendre accessibles au public des informations sur le traitement des unités documentaires et sur le contrôle de la description, on utilise l'élément Informations sur le traitement <processinfo> [200].
Ces informations peuvent être relatives :
Bonne pratique
À l’intérieur de l'élément <processinfo>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments <p> [104].
Exemples
Pour donner des informations sur la forme à utiliser pour citer l’unité documentaire décrite, on utilise l’élément Mention conseillée <prefercite> [201].
Cet élément est particulièrement utile dans l'élément Description archivistique <archdesc> [202] mais peut également être utilisé dans l'élément Composant <c> [203].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <prefercite>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
Exemples
Les autres instruments de recherche qui renseignent sur le contexte de la création ou le contenu de l’unité documentaire décrite sont mentionnés dans un élément Autre instrument de recherche <otherfindaid> [204].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <otherfindaid>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
A l’intérieur de <otherfindaid>, on peut encoder les références archivistiques dans des éléments Référence à d'autres documents d'archives <archref> [205] et les références bibliographiques dans des éléments Référence bibliographique <bibref> [206]. Cet encodage n'est utile que si l'exploitation de <bibref> et <archref> à des fins d'indexation, de navigation ou d'affichage est possible.
Remarque
Quand l'unité documentaire décrite est un document édité (imprimé, photos), <otherfindaid> sert également pour établir un lien vers la description bibliographique de ce document dans un autre catalogue ou base de données. Cf. fiche technique Comment baliser la description d'un document édité [207].
Exemples
Les informations relatives aux transferts successifs de propriété ou à tout autre événement (perte ou destruction partielles, dépôt,…) concernant la garde des documents décrits après leur création et avant leur entrée dans l’institution de conservation sont saisies dans l'élément Historique de la conservation <custodhist> [210].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <custodhist>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
On indique dans <custodhist> l'existence de cotes antérieures à l'entrée de l'unité documentaire dans l'institution de conservation. Si ces cotes sont significatives pour la recherche, elles peuvent aussi être données avec les informations d'identification contenues dans l'élément Description et identification <did> [211], sous la forme <unitid [212]type="ancienne cote">.
Les informations relatives à la production matérielle de l'unité documentaire décrite doivent être données dans les éléments Description physique <physdesc> [213] et Présentation du contenu <scopecontent> [214].
Les informations relatives à l'entrée de l'unité documentaire décrite dans l'institution de conservation doivent être données dans l'élément Informations sur les modalités d'entrée <acqinfo> [215].
Exemples
4. Exemple de collection dispersée : le collectionneur est alors mentionné dans <custodhist> plutôt que dans <origination> (ce qui serait le cas si la collection était entrée intacte dans son lieu de conservation actuel).
<custodhist>
<p>Au f. 1, mention ms. du XVI<emph>e</emph> siècle : "Questo libro francesce lo possiede Jacobo et Francesco fratelli di Cribelli, figliouoli dil condamn Mgr Antonio et Bianca Cribelli" avec armoiries à la plume. Acheté par sir <persname normal="Phillipps, Thomas (1792-1872)" role="390">Thomas Phillipps</persname> au libraire <persname role="390">Thorpe</persname> (ancienne collection Philipps 4314)</p>
</custodhist>
Les informations relatives à la source immédiate d’acquisition des unités documentaires par l’institution de conservation, ainsi que les dates, les modalités d’acquisition et toute autre information importante sont données dans l'élément Informations sur les modalités d'entrée <acqinfo> [216].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <acqinfo>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
Ces informations peuvent comprendre les numéros d'entrée ou d'inventaire qui ont été attribués à l'unité documentaire lors de son entrée dans l'institution de conservation. À des fins de traitement, il est possible d'encoder ces numéros à l'aide de l'élément Numéro <num> [217].
L'élément <acqinfo> ne doit pas être inclus dans un élément Historique de la garde des documents <custodhist> [172] (bien que la DTD le permette), afin d'être en conformité avec la définition de ces deux éléments.
Exemples
Les informations relatives aux tris et éliminations éventuels effectués par l'institution de conservation sont données dans l'élément Informations sur l'évaluation <appraisal> [218].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <appraisal>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
Exemples
Les informations relatives aux enrichissements prévus de l'unité documentaire sont données dans l'élément Accroissements <accruals> [219].
Bonne pratique
A l’intérieur de cet élément <accruals>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
Exemples
Bonne pratique
Les informations sur ces reproductions sont saisies dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
Si l'on souhaite encoder de manière particulière les informations relatives à la cote ou au numéro d'identification de la reproduction, on peut utiliser l'élément Numéro <num> [217].
Il est inutile de baliser précisément les indications relatives à l'institution de conservation détentrice des reproductions. Lorsque la reproduction est un substitut numérique accessible en ligne, on utilise de surcroît un élément Objet archivistique numérique <dao> [221] pour créer un lien vers celui-ci.
Lorsque, pour des raisons de conservation matérielle, les reproductions sont des documents de substitution qui doivent être consultés en lieu et place des documents originaux, on le précise dans l'élément Caractéristiques matérielles et contraintes techniques <phystech> [222].
Les indications relatives à des fac-similés publiés sont données dans les références bibliographiques dans l'élément Référence bibliographique <bibref> [223].
Exemples
Bonne pratique
A l'intérieur de cet élément <originalsloc>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [192].
Il est inutile de baliser précisément l'institution de conservation détentrice du document original.
Remarque
Ne pas confondre avec les éléments Documents en relation <relatedmaterial> [226] et Documents séparés <separatedmaterial> [226].
Pour signaler des documents originaux – conservés ou non par l'établissement – en relation avec l'unité documentaire décrite, on utilise les éléments suivants :
Remarque
Ne pas confondre avec l'élément Existence et lieu de conservation des documents originaux <originalsloc> [229].
Bonne pratique
À l’intérieur des éléments <separatedmaterial> et <relatedmaterial>, on saisit de préférence les informations dans un ou plusieurs éléments <p> [192].
Il est inutile de baliser précisément les informations relatives à ces sources complémentaires (titre du document complémentaire, lieu de conservation, cote, descriptif de la nature de la relation) ; une indication sous forme textuelle est suffisante. En revanche, lorsque la source complémentaire est décrite dans un catalogue ou inventaire accessible en ligne, il est utile de créer un lien vers sa description.
Remarques
Exemples
Exemples spécifiques d'utilisation de <archref>
<p>Ce manuscrit est également décrit dans le catalogue de 1532 de la bibliothèque des Célestins (<archref>Bibliothèque des Célestins, Ms. 34</archref>).
</p>
</otherfindaid>
Pour signaler une édition totale ou partielle de l'unité documentaire ou d'autres publications pertinentes, on utilise un élément Bibliographie <bibliography> [236]. Cet élément contient autant d'éléments Référence bibliographique <bibref> [237] qu’il y a de références bibliographiques à citer.
Il est possible de répéter l'élément <bibliography> pour construire une bibliographie structurée comprenant différentes rubriques. On utilise alors l'élément En-tête <head> [238] pour donner un titre à chacune des rubriques de la bibliographie.
Bonne pratique
Il est inutile de structurer précisément chacun des composants de la référence bibliographique (auteur, titre, adresse bibliographique, importance matérielle...). Il est toutefois possible d'utiliser l'élément de mise en forme Mise en valeur <emph render="italic"> [239] pour mettre en valeur le titre du document référencé.
Dans un élément <bibref> on saisit la référence bibliographique de préférence sous une forme normalisée.
Lorsque la publication référencée est une ressource électronique accessible en ligne, il est possible de créer un lien vers cette ressource (cf. fiche technique liens et identifiants [221]).
Remarque
On peut également utiliser
Exemples
Selon leur nature, les points d'accès aux documents décrits dans un instrument de recherche sont encodés sous l'élément englobant Indexation et points d'accès <controlaccess> [243], dans des éléments spécialisés dont voici la liste : Collectivité <corpname> [244], Nom de famille <famname> [245], Activité <function> [246], Genre et caractéristiques physiques <genreform> [247], Nom géographique <geogname> [248], Nom <name> [249], Fonction <occupation> [250], Nom de personne <persname> [251], Sujet <subject> [252], Titre <title> [253].
Bonne pratique
On recommande de procéder à une indexation au fil du texte chaque fois que cela est possible, c'est-à-dire lorsque cela est permis par le format EAD et que le terme à indexer figure dans le texte de l'instrument de recherche.
Dans les autres cas, on englobe chaque élément point d'accès dans un élément Vedettes et accès contrôlés <controlaccess>, placé à la fin de l'élément Description archivistique <archdesc> [98] ou Composant <c> [254], avant les éventuels sous-niveaux. Lorsque l'on souhaite construire une vedette en combinant plusieurs éléments points d'accès, chaque construction est englobée dans un <controlaccess>.
Il est inutile de créer un élément <controlaccess> pour englober plusieurs <controlaccess>.
Les éléments Index <index> [255] et Entrée d'index <indexentry> [255] sont fortement déconseillés car ils ne servent pas à produire une indexation automatique mais simplement à établir manuellement des liens entre différentes parties d'un instrument de recherche. (Voir fiche technique Indexation [256].)
Exemples
1.
<did>
[…]
<unittitle>« La <title role="titre" normal="Vie de saint Denis">Vie de sainct Denis</title>1, apostre de la France, faicte en vers françois, dédiée à la Reine, mère du Roy2, par Madame l'abesse de Montmartre3. Composée par M. <persname role="070" normal="Courtot, P.">P. Courtot</persname>4, advocat au Parlement, en 1629 »</unittitle>
[…]
<physdesc><physfacet type="support">Parchemin</physfacet><extent>33 feuillets</extent><dimensions>230 × 180 mm</dimensions><physfacet type="reliure">Reliure originale en soie violette brodée d'or ; fleurs et ornements en soie de couleur ; chiffre de <persname role="390" normal="Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)">Marie de Médicis</persname>5 : M A en perles fines ; couronne royale et fleurs de lis</physfacet>
</physdesc>
</did>
<scopecontent><p>Dédicace de <persname role="070" normal="Beauvilliers, Marie de (1598-1657)">Marie de Beauvilliers, abbesse de Montmartre </persname>6.</p></scopecontent>
<custodhist><p>Collections <persname role="390" normal="Golicyn, Avgustin Petrovič (1824-1875)">Galitzin</persname>7 et <persname role="390" normal=" Perkins, Henry">Perkins</persname>8. Vente à Bruxelles en 1880</p></custodhist>
<controlaccess><persname role="280" normal="Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)">Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)</persname></controlaccess>9
<controlaccess><persname role="sujet" normal ="Denis (saint ; 02..- 02.. ; évêque)" source="SUDOC" authfilenumber= "08017938X">Denis (saint ; 02..- 02.. ; évêque)</persname><subject>Vie</subject> </controlaccess>10
1 Le titre de l’œuvre est encodé au fil du texte dans l’élément <title> à l’intérieur de <unittitle>.
2 « La Reine mère du Roy » est un terme générique qui ne doit pas être balisé comme un nom de personne, même si l’on sait qu’il s’agit de Marie de Médicis.
3 « Madame l’abesse de Montmartre » : même cas de figure.
4 Nom de l’auteur (rôle codé : 070) balisé au fil du texte.
5 Nom de l'ancien possesseur balisé au fil du texte dans la description de la reliure.
6 Nom de l’auteur de la dédicace balisé au fil du texte.
7 Nom d’un des propriétaires précédents balisé au fil du texte.
8 Nom d’un des propriétaires précédents balisé au fil du texte.
9 Le nom de Marie de Médicis, dédicataire de l’œuvre (rôle codé 280), apparaît dans un <persname> placé dans un <controlaccess> : il ne peut être encodé au fil du texte puisqu’il n’est pas mentionné explicitement (en l’occurrence dans le <unittitle>).
10 Le nom de saint Denis, qui a un rôle sujet, ne peut être encodé au fil du texte car il figure dans l’élément <title>, qui est lui même un point d’accès et qui ne peut contenir aucun autre élément. Il est donc reporté en fin de notice, dans un élément <controlaccess>, dans une vedette construite composée d’un nom de personne et d’un sujet encodé dans l’élément <subject>.
2. Exemple de termes non indexables au fil du texte
<c id="f116335932">
<did>
<unitid type="division">1 (f.1)</unitid>
<unittitle>Fragments d'enquête sur le nombre de grosses bêtes et de lapins dans les bois, forêts et garennes de <geogname normal="Montgardin (Pas-de-Calais)" role="sujet">Montgardin</geogname>, de <geogname normal="Tournehem-sur-la Hem (Pas-de-Calais)" source="SUDOC" authfilenumber="094857849" role="sujet">Tournehem</geogname> et de <geogname normal="La Montoire (Pas-de-Calais)" role="sujet">La Montoire</geogname> quand le roi mit le <geogname normal="Artois (Comté)" role="sujet">comté d'Artois</geogname> en sa main</unittitle>
[...]
</did>
<controlaccess><subject>Eaux et forêts</subject></controlaccess>
<controlaccess><subject normal="Gibier" source="BnF Catalogue général" authfilenumber="ark:/12148/cb126474692">Gibier</subject></controlaccess>
</c>
3. Autre exemple de termes non indexables au fil du texte
<c id="Calames-2009691161117111">
<did>
<unitid type="division">8 (f. 32)</unitid>
<unittitle>Facture à payer au <corpname role="sujet">bureau du pavé de Paris</corpname> par les pères de Picpus pour ouvrage de pavage fait <geogname normal="Paris. Rue de Montreuil">rue de Montreuil à Paris</geogname></unittitle>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="17580914">14 septembre 1758</unitdate>
</did>
<controlaccess><subject normal="Voirie" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11933809h">Voirie</subject></controlaccess>
</c>
4. Cas dans lequel on souhaite avoir des vedettes construites
<c id="d3039014">
<did>
<unitid type="division">11 (f. 36)</unitid>
<unittitle>Notes sur les constitutions dotales</unittitle>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1701/1800">XVIII<emph render="super">e</emph> siècle</unitdate>
</did>
<controlaccess><subject normal ="Mariage" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11932417s">Mariage</subject><subject normal ="Droit" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb13318687s">Droit</subject></controlaccess>
</c>
5. Autre cas dans lequel on souhaite avoir des vedettes construites
<c>
<did>
<unitid type="cote">Ms 4574</unitid>
<unittitle>Jähriger Rais Beschrëgbung Theiler durch Franckenreich, Engell, Nider und Hollander wie auch Teudsch une Hungarlander um dar durch Italien, Sicilien bis in die Insul Maltha une hinwider durch Italien, Franckenreich bis alhier gehen Sollothurn</unittitle>
<unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1601/1700">XVII<emph render="super">e</emph> siècle</unitdate>
<langmaterial><language langcode="ger">allemand</language></langmaterial>
</did>
<controlaccess><subject normal ="Récits de voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb119327315">Récits de voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027226794" source="SUDOC" normal="France">France</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname normal="Angleterre (GB)" source="SUDOC" authfilenumber="02735895X">Angleterre (GB)</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027252361" source="SUDOC" normal="Pays-Bas">Pays-Bas</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027218856" source="SUDOC" normal="Allemagne">Allemagne</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027234002" source="SUDOC" normal="Hongrie">Hongrie</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027235408" source="SUDOC" normal="Italie">Italie</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
<controlaccess><geogname authfilenumber="027400301" source="SUDOC" normal="Malte">Malte</geogname><subject normal="Descriptions et voyages" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11964915k">Descriptions et voyages</subject></controlaccess>
</c>
Les points d'accès correspondant à des noms de personnes sont encodés dans l'élément Nom de personne <persname> [257].
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés.
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Remarque : les noms de divinités et de personnages fictifs sont considérés comme des noms de personnes (Cf. Guide Rameau [258]).
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms de familles sont encodés dans l'élément Nom de famille <famname> [259].
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés :
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms de collectivités sont encodés dans l'élément Collectivité <corpname> [260].
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés :
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms propres autres que noms de personnes, noms de collectivités, noms de familles, noms géographiques sont encodés dans l'élément Nom <name> [261].
On considère comme relevant de <name> tous les noms propres typés comme des noms communs dans Rameau. (cf. Guide Rameau [262]). Il s'agit des noms de marques commerciales, des noms d'animaux célèbres, des noms astronomiques, des ethnonymes (groupes nationaux, groupes ethniques), des événements (prix et récompenses, événements historiques, grèves), et des noms propres de choses (véhicules, logiciels et systèmes informatiques, matériels et équipements).
Remarque : les noms de divinités et de personnages fictifs sont, eux, considérés comme des noms de personnes. (cf. Guide Rameau [258]).
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés.
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
En catalogage courant, l'usage de <name> pour encoder un nom dont on ignore s'il s'agit d'un nom de personne, d'un nom de famille, d'un nom géographique, etc., est fortement déconseillé. Un tel nom ne justifie pas la création d'un point d'accès.
Exemples
Les points d'accès correspondant à des titres d'oeuvres sont encodés dans l'élément Titre <title> [263].
<unittitle><title normal="Bible" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="ark:/12148/cb12008248x">Biblia</title> Caroli Calvi imperatoris</unittitle>
et non ainsi :
<unittitle><title>Biblia Caroli Calvi imperatoris</title></unittitle>
Bonne pratique
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, trois attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
Mention de plusieurs titres pour une même oeuvre
Bonne pratique
Il peut être utile, à des fins d'indexation et de recherche, de mentionner plusieurs titres pour une même oeuvre (par exemple, une translittération, un titre traduit...). Néanmoins, on ne doit utiliser qu'un seul élément <title> par oeuvre dans l'élément Intitulé de l'unité documentaire <unittitle> [264].
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms géographiques sont encodés dans l'élément Nom géographique <geogname> [265].
Bonne pratique
Deux attributs doivent être systématiquement utilisés.
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
Les points d'accès correspondant à des noms communs sujets sont encodés dans l'élément Mot-matière <subject> [266].
Remarque
Les noms propres sujets sont encodés dans l'élément d'indexation correspondant à leur type (Collectivité <corpname> [267], Nom de famille <famnane> [268], Nom géographique <geogname> [269], Nom <name> [270] et Nom de personne <persname> [271]) avec un attribut role="sujet" ; il en va de même pour les titres d'oeuvre (<title> [272]).
Bonne pratique
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée des noms communs sujets. Dans ce cas, trois attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemples
L'indexation des typologies intellectuelles (journal intime, récit de voyage, poème...) ou matérielles (aquarelle, photographie, estampe...) est donnée dans l'élément Genre et caractéristiques physiques <genreform> [273].
L'utilisation de cet élément est conditionnée par le contexte de l'établissement ou du réseau. Par exemple, une bibliothèque d'art pourra souhaiter indexer finement les techniques de réalisation des documents.
Bonne pratique
Trois utilisations principales sont possibles (simultanées ou indépendantes), que l'on doit distinguer en utilisant un attribut TYPE :
Dans la mesure du possible, pour les deux derniers types, il est recommandé d'utiliser l'attribut NORMAL et de lui donner une valeur issue d'un référentiel. Par exemple: les listes établies par les départements spécialisés de la BnF [280] ; la liste spécifique établie par le département des Manuscrits pour la description des manuscrits médiévaux [281] ; les subdivisions de forme de RAMEAU [282] ; le Thésaurus pour la description et l'indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines : liste d'autorité typologie documentaire [283]. Ce référentiel peut aussi être propre à un établissement ou à un réseau (exemple : Calames, Guide de catalogage [284], annexe 2).
Remarques
1. Les mentions concernant l'état génétique d'un document (autographes, épreuves, minute...) renvoient à un stade d'élaboration intellectuelle : elles ne relèvent donc pas de l'élément <genreform>.
2. Il ne faut pas confondre les emplois de <genreform> avec une indexation matière (Cf. exemple 5).
Exemples
Les points d'accès correspondant à des sphères d'activités ou à des processus ayant produit les unités documentaires décrites sont encodés dans l'élément Activité <function> [285].
Remarque : cet élément est très rarement utilisé dans les bibliothèques
Bonne pratique
L'attribut NORMAL doit être systématiquement utilisé pour donner une forme normalisée du nom de l'activité. (Cf norme ICA-ISDF [286]).
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Exemple
1. [Pour les archives administratives de la BnF]
Les points d'accès correspondant à un type de travail, de profession, de métier, d’affaire ou d'état représentés de façon significative dans les unités documentaires sont encodés dans l'élément Fonction <occupation> [287].
Remarque : cet élément est très rarement utilisé dans les bibliothèques
Bonne pratique
L'attribut NORMAL doit être systématiquement utilisé pour donner une forme normalisée du nom de l'activité.
A chaque fois que cela est possible, on utilise un référentiel pour gérer la forme normalisée. Dans ce cas, deux autres attributs doivent être systématiquement utilisés :
Autres remarques
Exemple
<bioghist>
<p>Pierre Waldeck-Rousseau (1846-1904), <occupation normal="Avocats" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb11935725z">avocat</occupation>, <occupation normal="Chefs de gouvernement" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb119400898">président du Conseil</occupation>.</p>
</bioghist>
Une unité logique de texte constituée d'une ou plusieurs phrases est généralement encodée dans l'élément Paragraphe <p> [292].
Remarques
Exemples
La forme abrégée d’un terme est donnée dans l'élément Abréviation <abbr> [295] ; la forme développée d'un terme est donnée dans l'élément Forme développée <expan> [296]. Pour chacun de ces éléments, la forme alternative est donnée en valeur d'attribut.
Remarques
Exemples
Une citation étendue distinguée du texte par sa présentation est donnée dans l'élément de mise en forme Bloc de citation <blockquote> [297].
Bonne pratique
À l’intérieur de cet élément <blockquote>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments Paragraphe <p> [298], dont le contenu peut être mis en forme notamment au moyen des éléments Retour à la ligne <lb/> [293] et Mise en valeur <emph> [299].
Exemple
<did>
<unittitle><title normal="Rousseau, Jean-Jacques (1712-1778). Julie ou La nouvelle Héloïse" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="ark:/12148/cb12018195c">La nouvelle Héloïse, « lettres de deux amans, habitants d'une petite ville aux pieds des Alpes »</title>, par <persname role="0070" normal="Rousseau, Jean-Jacques (1712-1778)" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="ark:/12148/cb119228797">Jean-Jacques Rousseau</persname></unittitle>
</did>
<scopecontent>
<p>Au verso du dernier feuillet blanc suivant la cinquième partie (tome II), on lit ces vers, écrits de la main de Rousseau :
<blockquote>
<p>
« Auprès de Meillerie,<lb />
En un réduit désert,<lb />
Où jadis pour Julie<lb />
Saint-Preux a tant souffert,
</p>
<p>
Le chiffre de la belle,<lb />
Sur les rochers tracé<lb />
Par un amant fidelle,<lb />
Ne s'est point effacé.
</p>
<p>
....... <lb />
....... <lb />
Dans ce lieu solitaire<lb />
Il la conduit un jour.
</p>
<p>
D'une si pure flame<lb />
Ces anciens monumens<lb />
Rapellent à son âme<lb />
Ses premiers sentimens. »
</p>
</blockquote>
</p>
</scopecontent>
Consulter l'affichage de cette notice [300].
Les dates de toutes sortes sont encodées dans l'élément générique Date <date> [301], à l'exception de la date de création de l'unité documentaire, encodée dans l'élément Date de l'unité documentaire <unitdate> [302].
Bonne pratique
L'utilisation de cet élément ne se conçoit que pour une date utile pour la recherche.
Attributs :
Remarque : il est possible d'indiquer la valeur de l'attribut NORMAL sous la forme ISO 8601 étendue, c'est-à-dire avec un tiret entre l'année et le mois, et un tiret entre le mois et le quantième. Ce format est plus facile à relire et permet de distinguer le tiret de séparation des mois et quantièmes de la barre oblique qui sépare la date de début de la date de fin. Dans ce cas, il est nécessaire de s'assurer que l'outil d'indexation utilisé sait reconnaître le format étendu.
Remarque : dans les cas où la date correspond à un événement historique, celui-ci doit être encodé grâce à l'élément Nom <name> [270].
Exemples
1.
<unittitle>Journal de voyage d'un Français en Italie en <date normal="1804" era="ce" calendar="gregorian">1804</date></unittitle>
<unitdate normal="1806" era="ce" calendar="gregorian">1806</unitdate>
2.
<did>
<unitdate normal="16560620" era="ce" calendar="gregorian">Copie achevée le 27 Sa'ban 1066 de l'hégire</unitdate>
<physdesc>
<physfacet type="reliure">Reliure en maroquin citron du <date type="reliure" normal="1701/1800" era="ce" calendar="gregorian">XVIII<emph render="super">e</emph> siècle</date></physfacet>
<physfacet type="estampille">Estampille impériale du Château de Saint-Cloud, <date type="estampille" normal="1852/1870" era="ce" calendar="gregorian">Second Empire</date></physfacet>
</physdesc>
</did>
Les mots ou phrases que l'on désire distinguer typographiquement sont balisés grâce à l'élément de mise en forme Mise en valeur <emph> [303].
On utilise l'attribut RENDER pour spécifier le genre de mise en valeur, par exemple gras ou italique.
Remarques
Exemples
1. On ne souhaite pas indexer ce titre grâce à l'élément <title> puisque c'est une simple référence bibliographique et non le titre d'une unité documentaire
<bibref>Sieyès (Emmanuel-Joseph). <emph render="italic">Qu'est-ce que le Tiers-Etat ?</emph>, 1789.</bibref>
2.
<p>L'abbaye de Cîteaux a fourni la meilleure part (312 manuscrits) des 910 volumes qui composent l'ancien fonds de la Bibliothèque de Dijon. Au premier rang de ces manuscrits il faut citer la <emph render="italic">Bible de S. Étienne</emph> (n<emph render="super">o</emph> 9bis)</p>
Voir la Fiche technique : Publication et affichage [304].
L'intitulé d'une partie du texte de la description, y compris d'une liste, peut être donné dans l'élément générique Intitulé <head> [305].
Ne pas confondre avec l'élément Intitulé de l'unité documentaire <unittitle> [278], ni avec l'élément Titre <title> [272].
Exemples
Il est possible de créer un retour à la ligne à l'intérieur d'une unité de sens grâce à l'élément vide de mise en forme Retour à la ligne <lb/> Il est possible de créer un retour à la ligne à l'intérieur d'un élément grâce à l'élément vide de mise en forme Retour à la ligne <lb/> [306].
Ne pas confondre avec l'élément Paragraphe <p> [195]. On utilise une feuille de style pour générer les retours à la ligne entre deux éléments.
Exemples
Il est possible de présenter des informations sous forme de liste grâce à l'élément de mise en forme Liste <list> [307].
Bonne pratique
Seule la liste simple composée de l'élément Liste <list> et de sous-éléments Item <item> est autorisée. L'élément Intitulé <head> [308] peut être utilisé pour donner un intitulé à la liste.
Les éléments servant à créer des listes plus complexes, qu'il s'agisse de listes de définitions (<defitem>, <label>, <listhead>, <head01> et <head02>) ou de listes chronologiques (<chronlist>, <chronitem>, <event>, <eventgrp>, <listhead>, <head01> et <head02>) compliquent inutilement l'encodage et de ce fait sont déconseillés.
Exemple
<note type="absent">
<p>Les Ms PA 1 à 5 ont été rendus à la Bibliothèque nationale de France en 1880. La concordance des cotes est la suivante :
<list>
<item>Ms PA 1 : BnF NAF 1211</item>
<item>Ms PA 2 : BnF NAF 4300 et NAF 1212</item>
<item>Ms PA 3 : BnF NAF 4219</item>
<item>Ms PA 4 : BnF NAF 291 et NAF 4218</item>
<item>Ms PA 5 : BnF NAF 1209</item>
</list>
</p>
</note>
Une information numérique sous quelque forme que ce soit peut être encodée dans l'élément générique Numéro <num> [309].
Bonne pratique
Il n'est intéressant d'utiliser cet élément que pour des informations récurrentes que l'on veut pouvoir exploiter. C'est pourquoi il doit contenir un attribut TYPE.
Exemples
Les informations concernant l'adresse sont données dans l'élément Adresse <address>, qui est structuré à l'aide de l'élément Ligne d'adresse <addressline> répétable.
Bonne pratique
On recommande de n'utiliser cet élément que pour l'adresse de l'institution de conservation dans l'élément Organisme responsable de l'accès intellectuel <repository> [310].
Exemple
Plusieurs éléments de la DTD EAD sont destinés à créer des liens. Ceux-ci peuvent être internes (vers d'autres éléments de la même instance) ou externes (vers des ressources extérieures à l'instance : autres instances EAD, site web, image, catalogue...).
Les principaux attributs communs à l’ensemble des éléments de liens sont :
La liste des valeurs possibles pour les attributs ACTUATE et SHOW figure dans le dictionnaire des balises [9] (p. 23-24).
Tableau récapitulatif : élément à utiliser en fonction du type de lien et de la forme d'affichage souhaités
Liens internes | Liens externes | ||||
Vers un composant au sein du même instrument de recherche | Vers la représentation numérique du document décrit | Vers la référence à un autre document d'archives | Vers une ressource associée à une référence bibliographique | Vers d'autres ressources externes | |
Icone cliquable | <ptr> [313] | ||||
Texte cliquable | <ref> [313] |
<dao> [314] Dans le cas d'une suite de liens, usage possible de <daogrp> [315] |
<archref> [316] | <bibref> [317] |
<extref> [318] Dans le cas d'une suite de liens, usage possible de <linkgrp> [319] |
Image incorporée (non cliquable) | <extptr> [320] | ||||
Image et légende cliquables | <daogrp> [315] | <linkgrp> [319] ou <extref><extptr/></extref> [321] |
Certains éléments EAD sont spécifiquement conçus pour créer des liens externes :
Des liens externes peuvent également être créés directement à partir des deux éléments suivants :
Quel que soit l’élément utilisé, l’adresse de la ressource extérieure est indiquée dans l’attribut HREF.
Lorsque les adresses de liens comportent des esperluettes, des chevrons (ouvrants ou fermants), des apostrophes ou des guillemets doubles, ceux-ci doivent être exprimés de la manière suivante afin de ne pas être confondus avec les caractères permettant de baliser le document XML :
& : &
< : <
> : >
' : '
" : "
Exemple : l'URL http://manuscrits.nice.fr/_app/visualisation.php?cote=MS001 [327]&vue=1 devra être saisie sous la forme http://manuscrits.nice.fr/_app/visualisation.php?cote=MS001 [327]&vue=1.
Voir aussi la fiche technique Substrat XML [328].
Objet archivistique numérique <dao>
Pour créer un lien vers la représentation numérique du document décrit on utilise l'élément <dao>. Ce lien apparaît sous la forme d'un texte cliquable.
Exemple
L'élément <dao> peut contenir un élément Description d'objet archivistique numérique <daodesc> [330] qui permet d'apporter des informations sur l'objet archivistique numérique.
Exemples
1.
2.
Groupe d’objets archivistiques numériques <daogrp>
Pour créer un groupe de liens vers la représentation numérique du ou des documents décrits on utilise l'élément <daogrp>. Les différents liens qui composent le groupe sont indiqués dans des éléments Emplacement d’objet archivistique numérique <daoloc> [333]. L'élément <daogrp> permet d'insérer :
- une liste de liens
Exemple
- une vignette et une légende cliquables
Exemple : les attributs ROLE des éléments <daoloc> précisent ici la relation entre les liens. Le premier <daoloc> fournit l'URI de la vignette qui doit s'afficher ; le second indique l'URI vers lequel on aboutit lorque l'on clique sur la vignette et sa légende
Si l'on souhaite insérer plusieurs vignettes cliquables, il faut répéter l'élément <daogrp>.
Les éléments <daogrp> et <daoloc> peuvent contenir un élément <daodesc>.
Exemple
Référence externe <extref>
Pour créer des liens vers tout type de ressources extérieures, on utilise l'élément <extref>. Il contient du texte. Il peut également contenir d'autres éléments mais cette utilisation est déconseillée car elle s'avère presque toujours inutile.
Exemple
Pointeur externe <extptr>
<extptr> est un élément vide. Les informations qu'il comprend sont saisies dans les attributs. Cet élément permet notamment d'insérer des images au sein d'un instrument de recherche.
Exemples
1. <extptr> utilisé pour insérer un tableau généalogique
2. <extptr> pour insérer des caractères rendus en mode image.
Lors de la rétroconversion du CGMBPF, les caractères qui n’ont pu être codés informatiquement ont été rendus en mode image. Ils ont ensuite été insérés au sein des instruments de recherche à l’aide de l’élément <extptr> doté des attributs ACTUATE= "onload" et SHOW="embed". L’image à laquelle renvoie ici l’élément <extptr> correspond à un titre en hébreu. L’affichage public du composant pris comme exemple est consultable à l’adresse : http://ccfr.bnf.fr/portailccfr/jsp/index_view_direct_anonymous.jsp?record=eadcgm:EADC:D18010002 [341].
Combinaison des éléments <extptr> et <extref>
L'élément <extref> peut contenir un élément <extptr>. Cette combinaison permet d'insérer dans l'instrument de recherche une image cliquable avec une éventuelle légende.
Exemple
Groupe de liens <linkgrp>
Pour créer un groupe de liens vers tout type de ressources extérieures, on utilise l'élément <linkgrp>. Les différents liens qui composent le groupe sont indiqués dans des éléments Localisation d'une référence externe <extrefloc> [344] ou Localisation de pointeur externe <extptrloc> [345].
Comme l'élément <daogrp>, l'élément <linkgrp> permet d'insérer :
- une liste de liens
Exemple
- une vignette et une légende cliquables
L'emploi de <linkgrp> est comparable, dans ce cas, à l'utilisation combinée des éléments <extptr> et <extref>.
Exemple : l'élément <linkgrp> est utilisé ici pour insérer un portrait sous la forme d'une vignette. En cliquant sur celle-ci, l'on accède à la notice de l'oeuvre en ligne.
Référence à d’autres documents d’archives <archref>
Pour établir un lien vers d’autres documents décrits en ligne, on utilise l'élément <archref>.
L'attribut HREF de l'élément <archref> permet de créer un lien vers la description du ou des autres documents d'archives signalés.
Exemple
Référence bibliographique <bibref>
Pour établir un lien vers des ressources externes liées à la référence bibliographique, on utilise l'élément <bibref>.
L'attribut HREF de l'élément <bibref> permet de créer un lien vers une ressource associée à la référence bibliographique citée.
Exemple
En théorie, la DTD EAD permet de pointer vers n'importe quel élément possédant un attribut ID. En pratique, on se limite à faire des liens vers des composants.
Les liens internes sont créés à l’aide des éléments Référence <ref> [351] (c'est l'élément le plus communément utilisé) ou Pointeur <ptr> [352] :
Dans les deux cas, l’on utilise l’attribut TARGET pour indiquer l’identifiant du composant <c> cible.
Remarques
Afin de bien comprendre la structure de l'EAD, et de progresser dans son utilisation, il est nécessaire de posséder certaines connaissances en XML.
Le XML (Extensible Markup Language) est un langage de balisage étendu, développé par le World Wide Web Consortium (W3C [353]). Un document XML est un ensemble d'informations textuelles structurées dans un modèle arborescent d'éléments délimités par des balises.
Les éléments définissent un contenu sémantique. Ils peuvent contenir d’autres éléments (il est ainsi possible de regrouper des informations de même nature) et/ou des données textuelles. Des attributs, accompagnés d'une valeur permettent de qualifier les éléments. Les attributs permettent ainsi de donner des informations sur la nature de l'élément et facilitent l'exploitation informatique.
La structure du contenu de l'élément, et encore davantage la valeur des attributs, sont soumises à certaines règles :
Le XML est un langage aux règles strictes. Par exemple, à l'inverse de ce qui était admis dans les versions initiales de HTML, tout balise ouvrante doit être accompagnée d'une balise fermante. Un document XML bien formé doit se conformer à des exigences précises :
Exemple de document XML bien formé :
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<notice>
<cote type="actuelle">Mss. M. 1001-2800</cote>
<cote type="ancienne">Mont. 1-1864</cote>
<intitule>Fonds Montesquieu</intitule>
<date>1201-1900</date>
<descriptionPhysique>
<importanceMaterielle>1800 manuscrits</importanceMaterielle>
</descriptionPhysique>
<producteur>
<nomPersonne normal="Montesquieu, Charles-Louis de Secondat (1689-1755 ; baron de La Brède et de)">Montesquieu </nomPersonne>
</producteur>
<!-- Ceci est un commentaire, qui n'est pas parsé par le validateur -->
<acquisition>Achats, dons, legs et dation</acquisition>
<acces>Consultation dans la salle de la Réserve uniquement</acces>
<note> Fonds consacré à Montesquieu : livres et manuscrits du philosophe, archives de la seigneurie de La Brède dont les plus anciennes pièces remontent au XIIIe siècle.</note>
</notice>
Un document XML « valide » est un document XML bien formé, qui de surcroît est conforme à une DTD ou à un schéma. Cette validité est vérifiable grâce à un outil logiciel appelé parseur, présent dans les navigateurs Internet et dans les éditeurs XML.
Une DTD (Définition de type de document) fournit à la fois le vocabulaire et la syntaxe nécessaires pour exploiter les potentialités de l'XML :
Les DTD laissent de plus en plus la place à des schémas, qui sont eux aussi des langages de descriptions de documents XML, et qui présentent des avantages supplémentaires :
Les schémas sont définis selon deux modalités principales :
Le schéma EAD 2002, créé en 2007 à partir de la DTD EAD 2002, existe dans ces deux formats.
Autres points notables :
Une présentation détaillée du XML se trouve dans le document ci-dessous.
Il existe aussi un j.e-cours proposé par l'ABES [355].
Exemple de <eadheader> très détaillé, intégrant la plupart des éléments de métadonnées définis pour un instrument de recherche EAD.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE ead PUBLIC "+//ISBN 1-931666-00-8//DTD ead.dtd (Encoded Archival Description (EAD) Version 2002)//EN" "ead.dtd">
<ead>
<eadheader countryencoding="iso3166-1" dateencoding="iso8601" langencoding="iso639-2b" repositoryencoding="iso15511" scriptencoding="iso15924">
<eadid mainagencycode="FR-751131015" countrycode="FR" identifier="FRCCAL-450996201-002">CCAL-Utopia-FondsJacquesDurand</eadid>
<filedesc>
<titlestmt>
<titleproper>Catalogue du fonds Jacques Durand</titleproper>
<subtitle>Manuscrits littéraires de Jacques Durand et de son grand-père Emile Dubois</subtitle>
<author>Jean Dupont, responsable des manuscrits à la Bibliothèque municipale d'Utopia-sur-Loire</author>
<sponsor>Conseil régional du Centre et Conseil régional des Pays de la Loire</sponsor>
</titlestmt>
<editionstmt>
<edition>2<emph render="super">e</emph> édition revue et corrigée</edition>
<p>Cette deuxième édition a bénéficié des apports récents de la critique génétique de l'œuvre de Durand. L'organisation des différents brouillons et états de <emph render="italic">La danseuse de tango</emph>, en particulier, a été revue à l'aune des découvertes de Michel Dumoulin, professeur à l'Université d'Orléans et spécialiste de l'œuvre de Durand.</p>
</editionstmt>
<publicationstmt>
<publisher>Bibliothèque nationale de France. Service du Catalogue collectif de France</publisher>
<date normal="2010-10-15" era="ce" calendar="gregorian">15 octobre 2010</date>
</publicationstmt>
<seriesstmt>
<titleproper>Catalogue collectif des auteurs littéraires ligériens</titleproper>
</seriesstmt>
</filedesc>
<profiledesc>
<creation>Encodé conformément à la DTD EAD 2002, à l'aide du logiciel XML Exchanger.</creation>
<langusage>Catalogue rédigé en <language langcode="fre">français</language>.</langusage>
<descrules>Rédigé conformément à la recommandation DeMArch (2010). Indexation conforme aux normes AFNOR NF Z 44-060, NF Z 44-061 et NF Z 44-081.</descrules>
</profiledesc>
<revisiondesc>
<change>
<date normal="2011-06-18" era="ce" calendar="gregorian">18 juin 2011</date>
<item>Normalisation de l'indexation des noms géographiques</item>
</change>
<change>
<date normal="2011-03-12" era="ce" calendar="gregorian">12 mars 2011</date>
<item>Nombreuses précisions apportées à la description des cartons 12-17.</item>
</change>
</revisiondesc>
</eadheader>
<archdesc level="fonds">
<did>
<unitid>JD 1-67</unitid>
<unittitle>Fonds Jacques Durand</unittitle>
</did>
</archdesc>
</ead>
Le surbalisage correspond à une structuration du texte qui n’est pas utile pour l’usage que l’on souhaite en faire, soit que l’information pertinente soit implicitement déjà présente par héritage au niveau concerné (risque de redondance de l’information), soit que cette information ne soit pas à indexer ou à isoler (risque de recherche moins pertinente : bruit).
Lorsque l’on rédige une description en EAD, on crée une arborescence avec des niveaux de composants <c> qui s’emboitent les uns dans les autres. Suivant le principe de la norme ISAD (G), les informations descriptives doivent être données au niveau pertinent, c'est-à-dire au plus haut niveau possible de la hiérarchie, de telle sorte que 1) elles concernent ledit composant et tous les niveaux qui en dépendent et 2) elles ne soient pas répétées aux niveaux inférieurs : les niveaux inférieurs héritent alors des informations des niveaux supérieurs.
Dans l'exemple qui suit, le terme "Inde" a été indexé en tant que nom géographique au niveau de la description du dossier. Chacun des sous-composants hérite de cette information : il n'y a donc pas lieu d'indexer "Inde" au niveau de la description des pièces.
<c id="c20212" level="file">
<did>
<unittitle>Documents relatifs à l'<geogname role="sujet" normal="Inde" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb15323040r/ [356] ">Inde</geogname></unittitle>
...
</did>
...
<c id="c20213" level="item">
<did>
<unittitle>Mémoire sur l'Inde présenté au roi Louis XV</unittitle>
...
</did>
...
</c>
<c id="20214" level="item">
<did>
<unittitle>Relation d'un voyage en Inde en 1772</unittitle>
...
</did>
...
</c>
</c>
Ce principe d’héritage fonctionne pour une information qui se répète intégralement et à l'identique. En revanche, si l'on rencontre, au sein d'un sous-composant, une information partiellement différente de celle qui a été donnée à un niveau supérieur, il faut la baliser. Dans ce cas, il ne s'agit pas de surbalisage car l'information encodée vient utilement compléter l'instrument de recherche.
Exemple :
<c id="c44564" level="file">
<did>
<unittitle>Ensemble de lettres</unittitle>
<unitdate normal="1789-07" era="ce" calendar="gregorian">Juillet 1789</unitdate>
...
</did>
...
<c id="c156789-1" level="item">
<did>
<unitititle>Lettre à Lafayette</unittitle>
<unitdate normal="1789-07-14" era="ce" calendar="gregorian">14 juillet 1789</unitdate>
...
</did>
</c>
<c id="c156789-2" level="item">
<did>
<unitititle>Lettres à Mirabeau</unittitle>
...
</did>
</c>
</c>
Dans l'exemple ci-dessous, Victor Hugo est indexé en tant que sujet au niveau supérieur. Les niveaux inférieurs héritant automatiquement de cette information, il n'y a donc pas lieu d'indexer Victor Hugo dans le premier sous-composant. En revanche, celui-ci apparaît en tant qu'auteur d'une lettre dans le second sous-composant : il faut ici procéder à une nouvelle indexation pour préciser le rôle différent que tient Victor Hugo par rapport au document décrit.
<c id="c40005" level="file">
<did>
<unittitle>Notes sur la vie et l'oeuvre de <persname role="sujet" normal="Hugo, Victor (1802-1885)" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb11907966z/ [357] ">Victor Hugo</persname></unittitle>
...
</did>
...
<c id="c40005-1" level="recordgrp">
<did>
<unitititle>Notes sur l'enfance de Victor Hugo</unittitle>
...
</did>
...
</c>
<c id="c40005-2" level="recordgrp">
<did>
<unittitle>Notes sur <emph render="italic"><title normal="Les misérables" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb13516296h [358] ">Les Misérables</title></emph> accompagnées d'un fragment de lettre de <persname role="070" normal="Hugo, Victor (1802-1885)" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb11907966z/ [357] ">Victor Hugo</persname></unittitle>
...
</did>
...
</c>
...
</c>
La structuration de l’inventaire permet aux moteurs de recherche de proposer un meilleur accès aux informations qu’il contient. Ainsi, l’inventaire peut faire l'objet de traitements sémantiques pour alimenter un certain nombre d’index qui facilitent la recherche. Dans cette perspective, l’usage abusif de certains élements risque d’entraîner une altération de l’indexation, et donc une recherche de moins bonne qualité. La mention du nom des auteurs de références bibliographiques dans une balise <persame role="070">, pour n’être pas fausse, peut ainsi entraîner, dans l’index "auteurs" de l’outil de recherche, une assimilation entre les auteurs des documents (ce qui est essentiel) et les auteurs des articles cités en bibliographie (ce qui n’est pas forcément souhaitable).
Cette notion de pertinence dépend néanmoins de l’usage qui est fait de l’inventaire. Elle doit être examinée au regard des buts que se propose l'inventaire et des outils de recherches qui ont à l'exploiter. Ainsi, un usage développé des éléments liés aux techniques d’illustration, inutile dans certains contextes (ne donnant pas lieu à une exploitation par l’outil de recherche), peut dans d’autres contextes se révéler très profitable.
L'utilisation d'un balisage tel que :
<physfacet type="technique"><genreform type="technique" normal="Dessin">Dessin à la plume et à l'aquarelle, avec des rehauts de blanc</genreform></physfacet>
n'a de sens que si l'outil d'exploitation crée un index à partir de la valeur de l'attribut normal des balises <genreform>.
Voir aussi la Fiche trechnique Publication et affichage [359].
Il est rare que l'on utilise des éléments EAD uniquement pour des raisons d'affichage. Si l'on emploie tel ou tel élément, c'est qu'il semble également utile pour structurer l'information. Ainsi lorsque l'on choisit d'employer l'élément <physfacet type="sceau">, c'est tout autant pour caractériser cette information au sein de la description que pour la faire apparaître sous un intitulé propre ou une mise en forme particulière.
Exemple :
<physdesc>
<physfacet type="support">Parchemin</physfacet>
<dimensions>225 x 220 mm</dimensions>
<physfacet type="sceau">Fragment du grand sceau pendant ovale de cire brune de l'évêque</physfacet>
</physdesc>
Donne l'affichage suivant dans le CCFr :
Support : Parchemin
Dimensions : 225 x 220 mm
Sceau : Fragment du grand sceau pendant ovale de cire brune de l'évêque
Donne l'affichage suivant dans BnF Archives et Manuscrits (et donnerait dans Calames) :
Description physique : Parchemin. 225 x 220 mm. Fragment du grand sceau pendant ovale de cire brune de l'évêque
Il découle de ce qui vient d'être dit plus haut qu'une information qui n'est utile ni pour la recherche ni pour l'affichage ne doit pas donner lieu à un balisage spécifique et ce malgré la richesse des possibilités qu'offre la DTD EAD.
Dans l'environnement Web, tout mot et tout groupe de mots présents dans un instrument de recherche constituent potentiellement des "points d'accès" à cet instrument, puisque la recherche en plein texte permet de retrouver directement toutes les occurrences de ces mots et groupes de mots. La recherche en plein texte présente l'avantage de l'exhaustivité, mais n'assure pas nécessairement la pertinence des réponses : chaque mot y est traité de manière "automatique" comme une simple suite de caractères, indépendamment de sa sémantique, par opposition à l'opération d'indexation qui reflète un choix délibéré de la part du catalogueur.
C'est pourquoi l'élaboration d'une véritable indexation normalisée représente une phase importante de la création d'un instrument de recherche, car elle permet de rendre ce dernier plus facilement exploitable par l'utilisateur, par le biais de critères de recherche spécifiques clairement définis (recherche sur les titres, sur les sujets, sur les noms de personnes, etc.).
L'indexation ouvre en outre aux instruments de recherche des perspectives riches d'avenir. En offrant la possibilité de les mettre explicitement en relation avec des fichiers d'autorité qui associent des identifiants susceptibles d'être utilisés comme des URI à des noms de personnes, de collectivités, de concepts, etc., elle rend ces instruments de recherche potentiellement accessibles aux applications du "web sémantique".
L'indexation consiste à utiliser des balises spécifiques pour encadrer les valeurs qui doivent alimenter les index. Ces balises d'indexation peuvent être posées par le catalogueur au fil du texte, dès la première occurrence d'un terme correspondant à une notion que le catalogueur souhaite indexer, ou être regroupées à part dans un ou des éléments Vedettes et accès contrôlés <controlaccess> [360].
Bonne pratique
Il est fortement déconseillé d'utiliser l'élément Index <index> [255] et les éléments subordonnés Entrée d'index <indexentry> [255] et Groupe de noms <namegrp> [255].
Les éléments Index <index> et Entrée d'index <indexentry> semblent à première vue, à en juger par leurs noms, se rapporter à l'activité d'indexation. Ils servent en réalité à introduire, dans le corps même d'un instrument de recherche, du texte qui a l'apparence visuelle et la fonctionnalité d'un index traditionnel tel qu'on peut en trouver dans un ouvrage imprimé ou un document dactylographié, c'est-à-dire une liste de termes associant à chacun de ces termes la localisation de chacune de ses occurrences au sein du document.
S'il s'agit bien d'un "index" au sens habituel de ce mot, il ne s'agit pas d'une "indexation" au sens informatique, puisque la création d'un tel index n'est pas liée à la création de points d'accès contrôlés : il ne s'agit que d'établir manuellement des liens entre différentes parties d'un instrument de recherche.
Un élément Index <index> contient une succession d'éléments Entrée d'index <indexentry> dont chacun est associé à un ou plusieurs éléments de lien pointant vers les composants <c> [361] où figure la valeur que l'on souhaite voir apparaître dans l'index. Ces liens sont créés manuellement au moyen des éléments Référence <ref> [120] et Pointeur <ptr> [120] dont l'attribut TARGET contient l'identifiant (valeur de l'attribut ID) de chacun des composants vers lesquels devra renvoyer l'index. La création manuelle des liens au sein d'un élément <index> est donc coûteuse en temps de travail, est source d'erreurs, et représente un risque de non-pérennité des index si, pour une raison ou pour une autre, les identifiants des composants <c> [361] sont amenés à changer au cours du temps, ou si une information est transférée d'un composant à un autre.
Les points d'accès sont encodés au fil du texte chaque fois que la possibilité existe.
C’est seulement lorsque l'encodage complet au fil du texte est impossible que les points d'accès sont inclus dans l’élément <controlaccess> [362], répétable et placé à la fin du <c> [361].
Il s’agit notamment des cas suivants :
Exemples
1. La DTD ne permet pas d'inclure un élément <persname> dans l'élément <title>
<c>
<did>
<unittitle><persname role="070" normal="Pagnerre, Louis (1845-19..)" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="ark:/12148/cb13005468h">Pagnerre, Louis</persname> : <title role="titre">Charles Gounod, sa vie et ses oeuvres</title></unittitle>
</did>
[…]
<controlaccess><persname role="sujet" normal="Gounod, Charles (1818-1893)" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="ark:/12148/cb138946384">Gounod, Charles (1818-1893)</persname></controlaccess>
</c>
2. Un même élément ne peut pas avoir plus d'un attribut ROLE à la fois ; ici l'auteur est aussi sujet du document décrit.
<c>
<did>
<unittitle>Autobiographie de la <persname role ="070" normal="Chesard de Matel, Jeanne-Marie">Mère Jeanne de Jésus Chesard de Matel</persname>, fondatrice de la congrégation du Verbe incarné au très-saint Sacrement de l'autel</unittitle>
</did>
[…]
<controlaccess><persname role="sujet" normal="Chesard de Matel, Jeanne-Marie">Chesard de Matel, Jeanne-Marie</persname></controlaccess>
</c>
3. Il n’est pas possible d'encoder des termes génériques dans un élément <persname> ; ici les termes "abesse de Montmartre" et "Reine, mère du Roy" peuvent correspondre à de nombreux noms de personnes.
<c>
<did>
<unittitle>La <title role="titre" normal="Vie de saint Denis">Vie de sainct Denis</title>, apostre de la France, faicte en vers françois, dédiée à la Reine, mère du Roy, par Madame l'abesse de Montmartre. Composée par M. <persname role="070" normal="Courtot, P.">P. Courtot</persname>, advocat au Parlement, en 1629</unittitle>
</did>
[…]
<controlaccess><persname role="070">Beauvilliers, Marie de (1598-1657)</persname></controlaccess>
<controlaccess><persname role="280" normal="Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="ark:/12148/cb12545791d">Marie de Médicis (reine de France ; 1573-1642)</persname></controlaccess>
</c>
4.
<did>
<unittitle>"Mission à <geogname role="sujet" normal="Vienne (Autriche)" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="ark:/12148/cb15238451r">Vienne</geogname>, 1867"</unittitle>
<origination><persname normal="Dupont, Jean (18.. - .... ; secrétaire d'ambassade)">Dupont, Jean (18.. - .... ; secrétaire d'ambassade)</persname</origination>
</did>
[…]
<scopecontent><p>Une note d'une autre main, au verso de la page de titre, précise : "Carnet tenu par le secrétaire personnel de l'ambassadeur de France à Vienne, en poste de 1867 à 1869".</p></scopecontent>
<controlaccess><geogname role="sujet" normal="Autriche-Hongrie" source="RAMEAU" authfilenumber="ark:/12148/cb123809301">Autriche-Hongrie</geogname></controlaccess>
<controlaccess><persname role="sujet" normal="François-Joseph I (empereur d'Autriche ; 1830-1916)" source="BnF_catalogue_général" authfilenumber="ark:/12148/cb12239721g">François-Joseph I (empereur d'Autriche ; 1830-1916)</persname></controlaccess>
Normalisation des valeurs indexées
Les éléments qui comportent un attribut NORMAL (<corpname>, <date>, <famname>, <function>, <genreform>, <geogname>, <name>, <occupation>, <persname>, <subject>, <title>, <unitdate>) permettent de dissocier la forme affichée et la forme normalisée qui sert à alimenter les index informatiques.
Afin d'assurer la cohérence des index, il est primordial de remplir l'attribut NORMAL avec une valeur normalisée issue d'un référentiel clairement identifiable ou créée selon les normes. Il est donc recommandé, dans la mesure du possible, de s'appuyer sur les fichiers d'autorité disponibles dans la communauté des bibliothèques, qu'il s'agisse de fichiers gérés par l'établissement lui-même, ou de fichiers extérieurs (fichier d'autorité de la Bibliothèque nationale de France, du SUDOC, fichier national d'autorité-matière RAMEAU, etc.). Cette recommandation concerne tout particulièrement les noms de personnes <persname>, de collectivités <corpname>, de familles <famname>, de lieux <geogname>, les sujets <subject> et les noms non spécifiés <name>, et dans une moindre mesure les titres d'oeuvres <title>, lorsque ces titres sont contrôlés. Dans le cas de l'élément Genre et caractéristiques physiques <genreform>, on peut se contenter d'une simple liste fermée de valeurs autorisées, définie au sein de l'établissement ou du réseau.
Lorsqu'une valeur que l'on souhaite indexer n'est pas présente dans le fichier d'autorité auquel on fait habituellement appel, il faut toujours normaliser cette valeur selon les normes en usage dans les bibliothèques françaises (par exemple : NF Z 44-060 pour les noms de collectivités, NF Z 44-061 pour les noms de personnes et les titres).
Pour les éléments <date> et <unitdate>, il suffit de remplir l'attribut NORMAL avec des formes de dates normalisées selon la norme ISO 8601.
Lorsque l'attribut NORMAL est rempli au moyen d'une forme trouvée dans un référentiel, ce référentiel doit toujours être identifié au moyen de l'attribut SOURCE de l'élément d'indexation, et le numéro de la notice d'autorité concernée doit être indiqué dans l'attribut AUTHFILENUMBER. On peut s'appuyer sur ces attributs pour définir des spécifications informatiques permettant par exemple : de répercuter automatiquement dans les instruments de recherche les modifications apportées dans le fichier d'autorité ; d'enrichir les index au moyen des formes rejetées présentes dans les notices d'autorité ; d'établir des liens hypertextuels entre les instruments de recherche et le fichier d'autorité ; de remplir automatiquement un élément Biographie ou histoire <bioghist> avec les données présentes dans le fichier d'autorité ; de rendre les instruments de recherche accessibles aux applications du "web sémantique" par l'intermédiaire du fichier d'autorité, etc. (bien d'autres exploitations de ces données pourraient être envisagées).
Remarques
Utilisation de l'attribut ROLE
Les éléments d'indexation <corpname>, <famname>, <geogname>, <name>, <persname>, <title> possèdent un attribut ROLE. Pour les valeurs de cet attribut, il faut se référer à la liste fermée de valeurs en usage dans l'établissement ou le réseau auquel il participe, par exemple dans le CGM-CCFr et dans Calames on utilise des listes restreintes de codes de fonctions Unimarc, enrichies de valeurs textuelles pour certains codes absents de la liste Unimarc (par exemple : role="sujet") ; à la BnF, ce sont les codes de fonctions Intermarc qui sont utilisés.
Mécanismes d'héritage
La notion d'héritage des informations du niveau le plus élevé de la structure hiérarchique de la description vers le niveau le plus bas est une notion importante en archivistique, qui est affirmée dès le paragraphe 2.4 de la norme ISAD(G) [363] :
Non-répétition des informations. Au niveau adéquat le plus élevé, donner les informations communes aux différentes subdivisions. Ne pas répéter à un niveau inférieur l'information déjà présente au niveau supérieur.
DéMArch (§1.4) : "Dans une description à plusieurs niveaux, les informations fournies à chaque niveau hiérarchique concernent le niveau décrit et, par héritage, ses niveaux subordonnés. Le principe selon lequel une information doit être adaptée à son niveau de description implique que les informations communes aux composants doivent être données au plus haut niveau approprié — sans les répéter aux niveaux inférieurs — et que, à l’inverse, une information relative à l’un des composants doit être donnée uniquement au niveau de ce composant et non au niveau supérieur."
La DTD EAD est donc conçue pour permettre d'appliquer ce principe d'héritage. En conséquence, le catalogueur doit garder présent à l'esprit que toute l'indexation qu'il établit à un niveau donné de l'instrument de recherche se répercute par héritage sur l'ensemble des niveaux subordonnés. Cf. fiche Surbalisage [364].
XPath est le langage utilisé pour localiser, à l'intérieur de l'arbre ordonné que constitue un document XML, une ou plusieurs portions de ce document.
Une expression XPath est un chemin de localisation, semblable au chemin utilisé dans un système de fichiers, et représente une hiérarchie de noeuds XML. Ce chemin de localisation est constitué de pas de localisation, séparés par une barre oblique. Les expressions XPath utilisent la syntaxe suivante :
axe::test-noeuds[prédicat], où
Par défaut, lorsqu'aucun axe n'est précisé, c'est l'axe des enfants (child::) qui est implicitement sélectionné.
XPath utilise un certain nombre d'abréviations :
/ | Noeud document |
/* | Elément racine |
.. | Remonte au noeud parent |
. | Noeud courant |
* | Tout noeud élément |
@ | Noeud attribut |
@* | Tout noeud attribut |
//elem | Tous les noeuds éléments appelés elem dans le document |
XPath offre également un certain nombre de fonctions destinées à être utilisées dans les prédicats, pour effectuer des filtres précis. Les fonctions s'appliquant aux chaînes de caractères les plus susceptibles d'être utilisées dans le cadre d'un instrument de recherche en EAD sont :
Pour une description plus complète de XPath, se référer à :
Utilisation dans le cadre de l'EAD
Les éditeurs XML actuels comportent tous une fonctionnalité XPath qui permet de faire des requêtes simples et rapides au sein d'un fichier XML. Appliqué à un document EAD, XPath permet par exemple de repérer aisément toutes les mentions d'ancien possesseur, toutes les descriptions de reliures, tous les documents d'une certaine date ou période ou bien encore tous les accès contrôlés de type auteur-titre. Grâce à la notion de noeud courant, XPath permet également de restreindre aisément la recherche à une partie de l'instrument de recherche.
Exemples :
La fonctionnalité XPath varie selon les éditeurs, mais elle permet généralement de naviguer dans la liste des résultats, de repérer l'information souhaitée, et en cliquant dessus de se retrouver positionné immédiatement à l'endroit correspondant au sein du fichier XML. Ceci est particulièrement utile pour procéder à des vérifications ou corrections de données répétitives (recotation, modification d'un élément en fonction de son contenu, etc.).
Exemple d'utilisation dans l'éditeur <oXygen/>.
XSLT est un langage XML utilisé dans la transformation de documents XML. En particulier, XSLT sert à transformer les données d'un fichier XML en un autre fichier XML conforme à une DTD ou un schéma différents de celui de l'original, ou bien en un fichier non-XML (par exemple, HTML ou plein texte).
Pour la sélection des données XML, XSLT utilise les chemins XPath.
XSLT possède son propre vocabulaire d'éléments, qui correspondent pour la plupart à un ensemble de fonctions de manipulation.
Appliqué à un document EAD, XSLT permet par exemple, à partir d'un instrument de recherche décrivant l'ensemble des collections d'un établissement, de créer un fichier à utiliser pour un récolement, grâce à une transformation qui ne conservera que les informations importantes dans ce cadre-là :
Le document cible peut être un fichier HTML, un document csv, etc.
Par ailleurs, il est également possible d'appliquer en une seune opération une transformation ou extraction à un ensemble de fichiers, par exemple à plusieurs inventaires de fonds similaires, ou à plusieurs fichiers provenant de la rétroconversion du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France.
Pour une description plus complète de XSLT, se référer à :
XSL-FO est un langage XML qui permet de formater l'affichage et/ou l'impression d'un document XML. Il remplit un rôle similaire aux feuilles de style CSS, en y apportant des éléments supplémentaires de structuration.
Un fichier EAD peut être rendu en XSL-FO grâce à une transformation XSLT, en vue d'une publication au format PDF ou imprimé. Toutefois, des solutions plus légères et plus simples à mettre en oeuvre (transformation en XHTML et ajout de CSS et de scripts) sont bien souvent préférées.
XQUERY est un langage de requêtage qui permet d'extraire des données au sein d'un document XML ou d'un ensemble de documents XML, mais également d'effectuer des calculs sur ces données.
Les données EAD comportant peu d'éléments susceptibles d'être calculés, ce langage trouve surtout une utilité dans les très grands établissements détenteurs de plusieurs centaines ou milliers d'instruments de recherche en XML. Dans le travail courant, le catalogueur n'a guère besoin d'aller au-delà d'une connaissance de XPath.
Sont déconseillés les éléments suivants :
Eléments de liens
Arc <arc> [375] et Ressource <resource> [376]
Groupe de pointeurs <ptrgrp> [377], Localisation de pointeurs <ptrloc> [378], Localisation de référence <refloc> [379] et Localisation de pointeur externe <extptrloc> [380]
Voir Eléments de liens [382].
Groupe de descriptions archivistiques <archdescgrp> [383], Description d’un groupe de sous-composants <dscgrp> [384] et Groupe d’instances EAD <eadgrp> [385]
Composants de niveau 1, 2, 3 etc. (<c01> [386], <c02> [387], <c03> [388], <c04> [389], <c05> [390], <c06> [391], <c07> [392], <c08> [393], <c09> [394], <c10> [395], <c11> [396], <c12> [397])
Eléments de listes spécifiques
Liste chronologique <chronlist> [398], Elément d'une liste chronologique <chronitem> [399], Evénement <event> [400], Groupe d'événements <eventgrp> [401], Elément d'une liste de définitions <defitem>, Premier en-tête <head01> [402], Second en-tête <head02> [403] et En-tête de liste <listhead> [404]
Voir aussi l'élément <list> [185].
Groupe d’éléments de description <descgrp> [405]
Index <index> [406], Entrée d'index <indexentry> [407] et Groupe de noms <namegrp> [408]
Voir la fiche technique Indexation [409].
Statut juridique <legalstatus> [410]
Voir l'élement <accessrestrict> [411].
Eléments de tableaux : les éléments Tableau <table> [414], Corps de tableau <tbody> [415], Groupe d'éléments de tableau <tgroup> [416], En-tête de ligne ou de colonne <thead> [417], Ligne de tableau <row> [418], Spécification de colonne de tableau <colspec> [419] et Entrée de tableau <entry> [420] servent uniquement à structurer un affichage en tableau.
Page de titre <titlepage> [421]
Élément inclus dans l'élément Préliminaires <frontmatter>, qui regroupe des informations bibliographiques concernant un instrument de recherche, notamment son nom, son auteur et autres aspects de sa rédaction et de sa publication, pour en donner une présentation sur le modèle d'une page de titre imprimée. Cet élément reprend la plupart des informations présentes dans l'élément Description du fichier <filedesc>.
Ont participé aux travaux d'élaboration du Guide des bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèque :
Liens
[1] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/annexes/xml
[2] http://www.archivists.org/
[3] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/intro/autres-normes
[4] http://www.loc.gov/ead/
[5] http://www.loc.gov/ead/ead2002.zip
[6] http://www.loc.gov/ead/tglib/index.html
[7] http://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-on-encoded-archival-description-ead
[8] http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/normes-outils/ead/
[9] http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1066
[10] http://www.bnf.fr/fr/professionnels/formats_catalogage/a.f_ead.html
[11] http://www.bnf.fr/fr/professionnels/formats_catalogage/a.f_eac.html
[12] http://www.apenet.eu/
[13] http://www.apenet.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=50&Itemid=65&lang=fr
[14] http://www.bonnespratiques-ead.net/guide/intro/autres-normes
[15] http://ccfr.bnf.fr/portailccfr/
[16] http://www.calames.abes.fr/pub/
[17] http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/ead/bpg.pdf
[18] http://www.cdlib.org/inside/diglib/guidelines/bpgead/oacbpgead_v2-0.pdf
[19] http://www.loc.gov/rr/ead/lcp/lcp.pdf
[20] http://www.archivists.org/saagroups/ead/essentials.html
[21] http://www.bnf.fr/fr/professionnels/anx_formats/a.ead_demarch.html
[22] http://www.archivists.org/governance/standards/dacs.asp
[23] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/annexes/FT-surbalisage
[24] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/metadonnees/eadheader
[25] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/ead.pdf
[26] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/metadonnees/eadheader
[27] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/preliminaires
[28] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/organisation-description/archdesc
[29] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/eadheader.pdf
[30] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/eadid
[31] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc
[32] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/profiledesc
[33] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/revisiondesc
[34] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/annexes/FT-exports
[35] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/annexes/exemple_metadonnees
[36] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/eadid.pdf
[37] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/annexes/exemple_metadonnees
[38] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/filedesc.pdf
[39] http://www.bnf.fr/documents/isbd_integre.pdf
[40] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt
[41] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/editionstmt
[42] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/publicationstmt
[43] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/seriesstmt
[44] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/notestmt
[45] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../guide/organisation-description/archdesc
[46] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/titlestmt.pdf
[47] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/titleproper
[48] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/subtitle
[49] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/author
[50] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/sponsor
[51] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../annexes/exemple_metadonnees
[52] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../sites/default/files/taglibrary/titleproper.pdf
[53] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../guide/annexes/FT-exports
[54] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../guide/annexes/exemple_metadonnees
[55] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/subtitle.pdf
[56] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../sites/default/files/taglibrary/author.pdf
[57] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../guide/metadonnees/eadheader/profiledesc/creation
[58] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../guide/metadonnees/eadheader/profiledesc
[59] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../../guide/annexes/FT-exports
[60] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../sites/default/files/taglibrary/sponsor.pdf
[61] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../communication-utilisation/acquisition_evaluation/modalitees_entree
[62] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../communication-utilisation/traitement
[63] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../guide/annexes/exemple_metadonnees
[64] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/editionstmt.pdf
[65] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/edition.pdf
[66] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../elements-generiques/p
[67] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../revisiondesc
[68] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/publicationstmt.pdf
[69] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../profiledesc/creation
[70] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../filedesc/publicationstmt/publisher
[71] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../filedesc/publicationstmt/date
[72] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../sites/default/files/taglibrary/publisher.pdf
[73] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../annexes/FT-exports
[74] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../annexes/exemple_metadonnees
[75] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../guide/annexes/FT-baliser-document-edite
[76] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../sites/default/files/taglibrary/date.pdf
[77] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../publicationstmt
[78] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/seriesstmt.pdf
[79] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc/titlestmt/titleproper
[80] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../../guide/metadonnees/eadheader/filedesc
[81] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/notestmt.pdf
[82] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/note.pdf
[83] http://ccfr.bnf.fr/portailccfr/jsp/index_view_direct_anonymous.jsp?record=eadcgm:EADI:FRCGMBPF-250566101-01b.xml
[84] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/profiledesc.pdf
[85] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../eadheader/profiledesc/creation
[86] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../eadheader/profiledesc/langusage
[87] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../eadheader/profiledesc/descrules
[88] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../annexes/exemple_metadonnees
[89] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/creation.pdf
[90] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/langusage.pdf
[91] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../annexes/FT-exports
[92] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../../sites/default/files/taglibrary/descrules.pdf
[93] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/revisiondesc.pdf
[94] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../elements-generiques/list
[95] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/change.pdf
[96] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../elements-generiques/date
[97] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../../sites/default/files/taglibrary/item.pdf
[98] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/organisation-description/archdesc
[99] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../sites/default/files/taglibrary/frontmatter.pdf
[100] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/annexes/elements-deconseilles%23titlepage
[101] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/metadonnees/eadheader/filedesc
[102] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../preliminaires
[103] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/div.pdf
[104] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../elements-generiques/p
[105] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../elements-generiques/head
[106] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../organisation-description/c
[107] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../metadonnees/eadheader/profiledesc/descrules
[108] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../organisation-description/archdesc
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[110] http://www.bonnespratiques-ead.net/guide/intro/granularite
[111] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../organisation-description/dsc
[112] http://www.bonnespratiques-ead.net/node/243/
[113] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../annexes/FT-exports
[114] http://www.centre-colette.com/
[115] http://www.mediatheque.grand-troyes.fr/</addressline></address></repository>
[116] http://www.bonnespratiques-ead.net/sites/default/files/taglibrary/dsc.pdf
[117] http://www.bonnespratiques-ead.net/sites/default/files/taglibrary/c.pdf
[118] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../donnees-du-did
[119] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../organisation-description/level
[120] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../guide/annexes/FT-liens-et-ID/liens-internes
[121] http://ccfr.bnf.fr/portailccfr/jsp/index_view_direct_anonymous.jsp?record=eadcgm:EADC:D12030024
[122] http://www.calames.abes.fr/pub/#details?id=FRPALME0000000000300-1967-1-12-1
[123] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/did.pdf
[124] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/donnees-du-did/unitid
[125] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/donnees-du-did/unittitle
[126] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../guide/donnees-du-did/unitdate
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[398] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/chronlist.pdf
[399] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/chronitem.pdf
[400] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/event.pdf
[401] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/eventgrp.pdf
[402] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/head01.pdf
[403] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/head02.pdf
[404] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/listhead.pdf
[405] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/descgrp.pdf
[406] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/index.pdf
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[409] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/FT-indexation
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[416] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/tgroup.pdf
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[418] http://www.leflaneur.fr/gbpead2019/../../sites/default/files/taglibrary/row.pdf
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